제 24 장 - 제안 요청서 및 경쟁 협상

24.5.5 평가 기준 및 평가 프로세스 준비하기

PPT 및/또는 ET는 공정하고 경쟁적인 환경에서 선정에 합의하는 데 필요한 데이터를 수집하기 위한 목적으로 제안서 응답을 검토하고 평가하는 데 사용되는 평가 기준을 작성합니다. 제안서를 평가하는 데 사용되는 평가 기준은 선정 결정에 있어 대행사가 중요하게 생각하는 분야를 반영하는 요소로 구성됩니다.

평가 요소를 통해 ET는 경쟁 제안서의 유사점, 차이점, 강점 및 약점을 평가하고 궁극적으로 해당 평가를 사용하여 음원을 선정하는 결정을 내릴 수 있습니다. 잘 통합된 평가 체계는 소스 선정 프로세스에 일관성, 규율, 합리성을 제공합니다. 평가는 RFP에 명시된 평가 요소에 따라 이루어집니다. RFP에 명시되지 않은 요소는 공급업체 선정 결정 시 고려되지 않습니다.

측정 가능하고 객관적인 서면 평가 기준이 제안서 평가의 기준으로 사용됩니다. '기분 좋은' 목표를 관찰 가능하고 측정 가능한 기준으로 전환하세요. RFP를 개발하기 전에 평가 기준을 파악하고 평가 기준에 따라 RFP를 맞춤화하면 제안서를 신속하게 검토할 수 있습니다. 모든 PPT 및/또는 ET 구성원은 평가 매트릭스에 할당된 가중치에 동의해야 합니다.

평가 기준은 RFP가 게시되기 전에 완료되어야 합니다. 제안서 평가에 수치 점수제를 사용할 경우, 각 평가기준에 부여된 배점값은 제안서 접수 마감일 및 시간 이전에 RFP에 포함되거나 조달공고 지정 장소에 게시되어야 합니다. 버지니아주 법령의 섹션 2.2- 4302.2(A)(3)을 참조하세요. 조달 담당자는 평가 기준의 수를 염두에 두고 공급업체 경험과 같은 주요 기준이 적절한 가중치를 받도록 해야 합니다.

평가 기준은 각 인수에 맞게 조정되어야 하며 소스 선택에 직접적인 영향을 미치는 요소만 포함해야 합니다. 인수에 사용되는 평가 기준의 성격과 유형은 조달 기관의 광범위한 재량 범위 내에 있습니다. 최고의 가치 개념을 뒷받침하기 위해 가격 또는 비용은 모든 소스 선택의 평가 요소가 되어야 합니다.

계약은 공정하고 합리적이라고 판단되는 비용 또는 가격으로만 체결할 수 있습니다. 비용 또는 가격 평가에는 공급업체에 지급할 비용 또는 가격뿐만 아니라 계약 체결로 인해 프로젝트에 발생할 수 있는 기타 비용(즉, 총 프로젝트 수명 주기 비용)도 고려될 수 있습니다. 이러한 비용의 예로는 재교육 비용, 시스템 또는 소프트웨어 전환 비용, 전력 소비, 연도 외 유지보수 및 지원을 포함한 수명 주기 비용, 운송 비용 등이 있습니다. 이러한 경우 RFP에는 평가에 고려될 기타 비용을 명확하게 명시해야 합니다.

비비용 요소는 제안서의 기술 및 비즈니스 관리 측면과 관련된 평가 영역을 다룹니다. 비비용 요소의 예로는 기술적 접근 방식 및 이해, 역량 및 핵심 인력, 전환 계획, 관리 계획, 관리 위험 및 자원과 같은 기술 및 비즈니스 관리 관련 영역이 있습니다. 계약 이행에 필요하거나 요구되는 품질 수준은 비비용 요소를 구조화할 때 중요한 고려 사항입니다. 과거 실적, 공급업체 비즈니스 성숙도 및 서비스 품질은 평가 기준에 포함되어야 하지만 비비용 요소로 포함될 수 있습니다.

비비용 평가 기준의 또 다른 예로는 제안자가 계약의 사양을 수행할 장애인을 고용하고 있는지 여부가 있습니다. 버지니아주 법령의 § 2.2-4302.2(A)(3)에 따라 공공 기관은 제안자가 계약의 사양을 수행하기 위해 장애인을 고용하고 있는지를 제안서 평가의 요소로 포함할 수 있습니다. VITA가 연방의 사회경제적 이니셔티브를 지원하는 방법에 대한 자세한 내용은 7챕터를 참조하세요.

비즈니스 소유자는 PPT 및/또는 ET와 협력하여 평가 기준을 결정하고 가격 모델(해당되는 경우)을 적용할 방법을 해결해야 합니다. 평가는 최고 가치 방법론을 기반으로 하되, 평가 기준이 프로젝트와 관련이 있는 한 평가 기준을 선택할 때 광범위한 재량권이 허용됩니다. 대부분의 RFP 조달은 솔루션 기반(즉, 문제를 정의하고 공급업체가 제안된 솔루션을 제출할 수 있도록 허용)으로 작성하는 것이 좋습니다. RFP에 응답할 수 있는 적격 공급업체의 수를 제한할 수 있는 필수(반드시 갖춰야 하는) 요구사항을 포함할 필요성을 신중하게 고려해야 합니다. 사용되는 각 기준은 공급업체가 성공적인 공급업체가 어떻게 결정되는지 이해할 수 있도록 충분한 정보와 함께 RFP에 정의되어야 합니다. ET는 평가 프로세스의 어느 시점에서든 팀이 합의에 도달하지 못하는 상황에 대처하는 방법에 대한 규칙을 수립할 것을 권장합니다.

합의된 평가 기준은 조달청, 집행 운영위원회 위원(있는 경우), 조달 프로젝트 팀 및/또는 평가 팀에게 항상 기밀로 유지됩니다.

참고: 클라우드 요청의 경우, 제안서와 함께 제출된 ECOS 평가 설문지는 평가팀과 공유하거나 평가하지 않습니다. ECO 평가는 필요한 경우에만 SPOC, 기관 AITR, 기관 정보 보안 책임자 및 기관 최종 사용자와 공유해야 합니다. 이는 제안자에게 극비 사항이며 공개적으로 공개되거나 결과 계약에 포함되지 않을 수 있습니다.