제 26 장 - IT 계약 협상

준비, 위험 분석, 협상 전략, 역할 분담이 완료되면 이제 공급업체와 협상을 시작할 차례입니다. 대행사는 제안서를 제출한 업체 중 충분한 자격을 갖추고 가장 적합하다고 판단되는 두 개 이상의 공급업체와 협상하는 것이 좋습니다. 공급업체에게 다른 업체와 협상이 진행 중임을 알리는 것이 도움이 될 수 있지만, 경쟁사의 이름을 거론해서는 안 됩니다. 모든 협상은 고유하지만 몇 가지 일반적인 관행을 따라야 합니다.

• 회의 안건을 준비합니다. 항목에는 소개, 공급업체 프레젠테이션, 문제 파악, 공통점, 협상 주제, 문제 해결 및 마무리 등이 포함될 수 있습니다. 미팅 전에 모든 참가자에게 안건을 보냅니다.
   
• 적절한 사람들과 협상하세요. 만나는 공급업체 담당자가 결정을 내리고 계약을 체결할 수 있는 권한이 있는지 확인합니다.
   
• 성급하고 급한 협상은 피하세요. 가능한 영향과 양보를 평가하여 협상 전략에 포함시키지 않는 한 공급업체에게 내부 마감일이나 제한 사항을 알리는 것은 대행사의 최선의 이익이 아닐 수 있습니다.
   
• 모든 요구 사항, 기대치 및 공급업체의 약속을 서면으로 확인합니다. 이는 요청과 공급업체의 제안을 기반으로 합니다. 최종 계약서에 이러한 내용을 포함하세요.
   
• 대행사의 승인된 계약 양식을 사용하세요. 최종 협상을 통해 필요에 따라 대행사의 계약 템플릿을 사용자 지정하세요. 공급업체가 계약서 양식이나 초안 작성 지원을 제공하도록 허용하지 마세요. 
   
• 일관된 용어를 사용하세요. 갈등과 오해를 피하기 위해 모든 당사자가 동일한 용어를 사용하도록 하세요.
   
• 수행할 작업의 범위를 제한합니다. 서비스, 관련 비용 및 공급업체가 충족해야 하는 모든 성능 수준을 포함해야 합니다. 대부분의 IT 공급업체는 성과 기반 표준을 협상할 의향이 있습니다. 모든 고객 요구 사항과 공급업체가 이러한 요구 사항을 충족할 계획은 완전히 협의하여 계약에 포함시켜야 합니다.
   
• "윈윈" 협상 결과를 위해 노력하세요. 협상에 유연하게 대처하고 중요하지 않은 사항에 대해서는 기꺼이 양보하세요. 구매 대행사의 협상 전략은 중요한 협상 포인트와 중요하지 않은 협상 포인트, 그리고 각각에 부여해야 할 가치를 식별해야 합니다. 적재적소에 양보를 얻어내세요. 공급업체의 레퍼런스와 이야기를 나누고 협상 과정에서 공급업체의 고충이 무엇이었는지 알아보세요. 예를 들어 공급업체가 서비스 가격에 대해 융통성이 없는 것으로 알려진 경우 라이선스 수수료와 같은 다른 영역에서 양보를 받아내세요. 전략적으로 절충안을 계획하세요.
   
• 소속 기관과 영연방의 이익을 보호하세요. 법률 검토를 포함하여 계약서를 철저히 검토합니다. 가능하면 협상 전과 협상 중에 동료와 변호사가 의견을 제시하도록 하여 협상이 완료된 후 재협상의 가능성을 줄이세요. 
   
• 과소 판매하지 마세요. 협상을 위한 현실적인 가격 목표를 설정하려면 시장 조사를 수행하거나 유사한 프로젝트를 수행했거나 수행 중인 공급업체의 다른 고객에게 연락하여 가격 동의를 얻으세요. 
   
• 결제를 레버리지로 활용하세요. 특정 성과 마일스톤과 대행사의 공식적인 서면 수락을 기준으로 공급업체 대금 지급을 협상합니다. 마일스톤에 연동된 대금은 프로젝트가 일정, 가격 및 솔루션, 서비스 또는 제품 승인 요건을 충족하도록 공급업체에 인센티브를 제공합니다. 최종 승인 대금은 대행사가 테스트를 완료하여 시스템이 모든 성능 요구 사항을 충족하고 프로덕션 모드에서 사용할 수 있음을 확인한 후에야 지급할 수 있습니다. 
   
• 계약의 주요 담당자를 식별합니다. 제공되는 솔루션에 프로젝트 성공에 중요한 핵심 공급업체 인력(프로젝트 관리자, 기술자 등)이 포함되어 있는 경우 계약서에 해당 인력이 명확하게 명시되어 있는지 확인하세요. 계약서에 공급업체 직원 변경 시 대행사가 반드시 승인해야 한다는 문구가 포함되어 있는지 확인하세요. 
   
• 프로젝트의 향후 요구 사항을 고려하세요. 대행사의 요구 사항은 시간이 지남에 따라 변경될 수 있습니다. 향후 추가 좌석에 대한 라이선스 요금은 초기 계약의 일부로 협상된 볼륨 할인에 포함되어야 합니다. 이러한 문제와 기타 예측 가능한 사항을 협상할 수 있는 시기는 계약이 체결되기 전입니다.
   
• 영연방의 투자를 보호하세요. IT 투자 보호는 프로젝트의 수명(즉, 총소유비용)을 포함해야 하며 협상 시 충분한 고려가 이루어져야 합니다. 대행사는 보증 후 유지보수 및 지원부터 예기치 못한 특정 이벤트 발생 시 소스 코드 가용성 및 액세스, 계약 후 전환 서비스까지 공급업체 지원 사항을 협상해야 합니다. IT 프로젝트를 구성하는 하드웨어 및/또는 소프트웨어 구성 요소에 따라 이러한 개별 구성 요소의 수명은 2년에서 20 년까지 다양합니다. 권장합니다:
   
• 보증 후 유지 관리 및 지원의 조건과 가격을 협상하세요.
   
• 소프트웨어 소스 코드를 승인된 에스크로 계좌에 입금하는 조건을 협상합니다; 
   
• 공급업체가 사업을 중단하거나 파산하거나 다른 회사에 인수되거나 어떤 이유로든 계약이 조기 종료되는 경우 제품을 지원하거나 전환 서비스를 제공하기 위해 공급업체의 기술 직원을 채용할 권리를 협상합니다. 
   
• "상록수" 절을 주의하세요. 에버그린 조항은 계약을 연장하는 자동 갱신 조항입니다. 일부 공급업체는 공급업체 DOE 가 특정 날짜까지 계약 해지 통지를 받지 못한 경우 서비스 계약 기간을 자동으로 연장하는 조항을 포함하고자 할 것입니다. 일부 공급업체는 이 정책을 서비스 공백을 방지하기 위한 고객 편의 조치라고 옹호하지만, 이는 더 이상 필요하지 않은 서비스에 대해 대행사가 비용을 지불해야 할 수도 있음을 의미할 수도 있습니다. 계약 수정에 대한 법적 지침은 버지니아주 법령의 § 2.2-4309 을 참조하세요.