제 29 장 - IT 계약 체결 및 사후 관리

29.6.2 계약 킥오프 회의

계약 킥오프 또는 오리엔테이션 회의는 계약 체결 직후에 열리는 에이전시와 공급업체 간의 상호 작용입니다. 계약 체결 후 30 일 이내에 계약 킥오프 미팅을 진행하는 것이 좋습니다. 참석자는 조달 기관의 조달 책임자, 계약 관리자/관리자, 사업주/프로젝트 관리자, 기술 책임자 및 기관 SWaM 담당자(해당되는 경우 VITA의 경우 IFA 코디네이터), 공급업체의 프로젝트 또는 계정 관리자, 계약 관리자, 주요 기술 담당자, 기타 계약의 성공적인 이행에 관여하는 주요 이해관계자 등이 포함되어야 합니다. 이 회의의 목적은 양 당사자의 모든 계약 의무, 모든 관리 및 보고 요건을 검토하고 계약에 명시된 기타 관계, 책임, 커뮤니케이션 및 이행 기준을 논의하는 것입니다. 모든 계약에 본격적인 공식 킥오프 미팅이 필요한 것은 아니지만, 계약 체결 후에는 계약 조건에 따라 적용되는 이행 기대치, 요구 사항 및 행정 절차에 대해 당사자들이 합의할 수 있도록 논의가 수반되어야 합니다. 기관의 조달 담당자는 킥오프 회의가 필요한지 또는 전화 회의로 충분한지 여부를 결정해야 합니다. VITA의 소싱 및/또는 조달 담당자가 당시의 내부 절차에 따라 VITA 계약에 대해 이러한 작업을 수행합니다. 덜 복잡하고 금액이 낮은 계약의 경우 공급업체에 전화를 걸어 계약의 주요 사항을 검토하는 것으로 충분할 수 있습니다. 공식 회의 또는 전화 검토의 필요성을 결정하기 위해 다음 요소를 사용할 수 있습니다:

• 계약 유형
• 계약 가치 및 복잡성
• 계약 기간, 이행 기간 및/또는 납품 기간
• 요구 사항
• 필요한 물품 또는 서비스의 조달 내역
• 공급업체의 전문성/실적
• 배송 일정의 긴급성
• 공급업체에 대한 대행사의 이전 경험
• 특별하거나 비정상적인 결제 요구 사항
• 계약의 중요도 또는 복잡성

킥오프 회의는 계약 조건을 변경하는 데 사용해서는 안 되며, 다음과 같은 목적을 달성해야 합니다:

• 계약 약관 검토
• 필요한 보험 및 보험 증서의 검토 및 조정
• 당사자의 계약 관리자/관리자, 프로젝트 관리자, 주요 기술 책임자 등을 포함하는 역할과 책임을 식별합니다.
• 계약의 이행 기대치, 측정 및 구제책에 대한 강화
• 인센티브 약정 검토
• 모든 파트너 계약의 강화.
• 프로젝트 일정 및 마일스톤에 대해 논의합니다.
• 보안, 기밀성, IT 접근성 및/또는 섹션 508 규정 준수를 포함하여 계약의 기능적 및 기술적 요구 사항을 재검토하거나 명확히 합니다.
• SWaM, 매출, 상태, 서비스 수준 등을 포함한 보고 요건(해당되는 경우)은 다음과 같습니다.
• 납품, 검사 및 결과물 수락, 수정, 계약 모니터링 및 진행 상황 측정을 포함한 해당 계약 관리 절차
• 해당되는 경우 eVA 주문 절차 검토
• 인보이스 발행 및 결제 요건과 절차 검토
• 배송, 검사 및 수락 기준 재설정
• 양 당사자의 직원에 대한 권한 제한에 대한 설명
• 에스컬레이션 절차

킥오프 회의가 끝나면 조달 담당자는 해당 항목을 자세히 설명하는 파일에 대한 각서를 준비해야 합니다. 여기에는 해결이 필요한 영역, 참여자 목록, 특히 추가 조치에 대한 책임이 부여된 개인과 해당 조치의 기한이 포함되어야 합니다. 각서 사본은 모든 참가자에게 배포해야 합니다.