34.4 계약 종료 수행
34.4.7 최종 결제
모든 대행사의 경우 계약에 대한 최종 결제가 종료 프로세스의 마지막 단계가 되어야 합니다. 대행사가 eVA를 통해 개별 구매 주문서를 통해 구매하고 구매 주문서 기간이 계약 종료일 이후까지 연장되는 경우 VITA 주 전체 계약의 경우 이 기능이 제공되지 않을 수 있습니다. 그러나 VITA 계약 관리자는 공급업체에 체납된 대금이 없는지 확인해야 합니다. 있는 경우, VITA 계약 관리자는 공급업체를 대신하여 폐쇄를 추진해야 합니다.
계약 관리자는 계약서(또는 구매 주문서)에서 감액, 유보, 비용 분담 또는 수수료 분담 의무가 있는지 검토하고 공급업체의 상호 합의에 따라 관련 조정 또는 상계가 최종 송장에 포함되도록 미지급 성과 인센티브 또는 위약금이 없는지 확인해야 합니다.
공급업체가 계약상 요구되는 결과물 또는 보고서 제출을 연체하거나 해당 이해관계자가 해당 결산 보고서에 모두 서명할 때까지 공급업체에 최종 대금을 지급해서는 안 됩니다. 또한 계약 관리자는 최종 대금을 지급하기 전에 공급업체(원청업체)가 현재까지 수행 및 청구한 모든 작업에 대해 하청업체에 대금을 지급했는지 확인해야 할 수 있습니다.
계약 종료 시점에 계류 중인 계약 분쟁이 있는 경우, 버지니아주 법령 § 2.2-4363 에 따라 금전 또는 기타 구제에 대한 모든 관련 계약상 청구는 공급업체가 공급업체에 최종 결제가 이루어진 후 늦어도 60 일 이내에 연방(기관)에 서면으로 제출해야 하지만, 그러한 청구의 근거가 되는 작업 발생 또는 시작 시점에 공급업체의 청구 제기 의사를 기관에 서면으로 통지해야 합니다. 계약 관리자가 이 문제를 해결하는 데 도움을 줄 것입니다.
버지니아주 법령 § 2.2-4347 ~ § 2.2-4354 섹션에 규정된 법정 지급 요건을 준수하기 위해서는 이 단계를 신속하게 처리하는 것이 중요합니다.
최종 대금이 청구되고 수령되었음을 확인하기 위해 공급업체가 확인서에 서명해야 합니다. 그렇지 않은 경우 공급업체는 승인에 최종 송장을 첨부해야 합니다. 계약 관리자는 적절한 승인 절차를 거쳐 확인서와 송장을 해당 기관 지불 사무소에 보내고 지불 사무소에서 최종 지불을 승인하고 공급업체의 서명된 영수증으로 확인될 때까지 모니터링합니다.
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