34.5 계약 퇴직 실시
34.5.3 보존을 위해 보관된 파일
버지니아 공공 기록물법에 따라 기관은 버지니아 도서관의 기록 보존 및 폐기 지침과 공공 기록에 대한 요구 사항에 협조해야 합니다. 버지니아주 법령 섹션 § 42.1-85B에 명시되어 있습니다:
"B. 공공 기록을 보유한 모든 기관은 버지니아 도서관과 협력하여 설문조사를 실시해야 합니다. 각 기관은 해당 기관의 기록을 경제적이고 효율적으로 관리하기 위한 적극적이고 지속적인 프로그램을 수립하고 유지해야 합니다. 기관은 하드웨어, 소프트웨어 또는 미디어의 노후화 또는 성능 저하로 인해 정보가 손실되지 않도록 필요한 경우 수시로 전자 기록을 변환 및 마이그레이션하는 것을 포함하여 공공 기록이 수명 주기 동안 보존, 유지 및 접근 가능하도록 보장할 책임이 있습니다. 전자 기록을 변환하거나 마이그레이션하는 공무원은 해당 기록이 원본 기록의 정확한 사본인지 확인해야 합니다. 변환되거나 마이그레이션된 레코드는 원본과 동일한 효력을 갖습니다."
계약 관리자는 계약 및 계약 관리와 관련된 모든 종이 및 전자 기록이 버지니아 공공 기록물 관리 매뉴얼에 따라 유지되도록 해야 합니다.
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