제 12 장 - IT 조달을 위한 작업 명세서

12.3.1 솔루션 기반의 복잡한 IT 조달

솔루션 기반 RFP는 공급업체에게 기관의 식별된 문제와 요구사항에 대한 IT 비즈니스 솔루션을 제안하도록 요청합니다. 솔루션 기반 RFP는 비즈니스 요구 사항을 간략하게 기술하고 해결해야 할 기술 문제를 설명하거나 최소한의 사양 요구 사항을 제공합니다. 솔루션 기반 RFP를 사용하면 기술 분야 전문가인 공급업체가 폭넓은 시장 지식, 창의성, 리소스를 활용하여 혁신적인 비용 효율적인 기술 솔루션을 제안할 수 있습니다. 솔루션 기반 RFP는 공급업체에게 비즈니스 문제의 일부에 대해서만 솔루션을 제공하거나 공급업체가 제공한 세부 요구사항에 따라 평가되는 높은 수준의 개념형 솔루션을 제안하도록 요청할 수 있습니다.

사양 및 요구사항은 그 특성상 한계를 설정하여 공급업체가 제안서에 포함할 수 있는 항목이나 솔루션을 제거하거나 제한합니다. 기술 사양은 의도한 목적과 기술 솔루션에 대한 전반적인 경제성을 추구하는 데 부합하는 경쟁을 장려하는 것이 아니라 억제하는 방향으로 작성되어야 합니다. 그러면 대행사는 특정 제품이나 서비스가 아닌 기술 솔루션이 자사의 기술 또는 비즈니스 요구 사항을 가장 잘 충족할 수 있는지를 파악할 수 있습니다. 솔루션 기반 조달을 언제 사용할지 결정하는 과정의 일부에는 프로젝트 팀이 다음 질문을 해결하는 위험 분석을 수행하는 것이 포함됩니다:

• 기술 비즈니스 문제가 당사와 공급업체 간에 상호 이익이 되는 위험 분담의 기회를 제공하나요?
• 프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 완료할 가능성에 큰 영향을 미칠 수 있는 요인은 무엇인가요?
• 제안된 솔루션을 동등하게 평가할 수 있나요?
• 제안된 솔루션의 예상 지원 비용과 기타 재무 옵션을 통합한 총소유비용 분석을 기반으로 솔루션을 평가할 수 있나요?

솔루션 기반 SOW를 준비할 때 일부 구성 요소는 솔루션 기반이 아닌 SOW와 다를 수 있습니다. 솔루션 기반 SOW에는 다음이 포함되어야 합니다:

• 대행사의 조직 배경 및 현재 비즈니스 환경,
• 프로젝트, 법적 또는 비즈니스 의무와 관련된 프로세스 및 절차의 구체적인 목록입니다,
• 모든 프로젝트 절차 또는 프로세스 문서,
• 프로젝트의 자금 출처입니다,
• 현재 사용 중인 모든 하드웨어 및 소프트웨어를 포함하여 기관의 현재 기술 환경에 대한 명확한 정의가 프로젝트 요구 사항을 해결하기 위해 사용되었거나 사용되어야 합니다,
• 해결해야 할 비즈니스 또는 기술 문제에 대한 정의이지만, 원하는 솔루션이나 원하는 솔루션의 관점에서 문제를 정의하지는 않습니다,
• 찾고 있는 기술 제품, 서비스 또는 솔루션의 특성을 설명하는 사양입니다.

요청에 필수 요구 사항을 포함시키는 대신 기술 질문을 사용하여 사양을 유도하세요. 목표는 영연방을 위한 최고의 기술 솔루션을 조달하면서 최대한 합리적인 경쟁을 유도하는 것입니다. 공급업체에게 다음과 같은 질문을 던져 요구 사항을 유도하세요: "이 제품에 대한 업계 표준은 무엇이며 DOE 귀사의 제품이 해당 표준을 충족하거나 초과합니까?" 협상에 따라 제안된 최종 답변은 계약서에서 최종 SOW의 일부가 됩니다.