2.2 IT 조달의 중요 요소
연방은 스마트 소싱 및 계약 전략을 사용하여 기술로부터 얻는 가치를 극대화하고 공급업체 및 기술 실패의 위험을 줄일 수 있습니다. 다음은 잠재적인 IT 조달의 어려움을 완화하기 위한 IT 소싱 및 계약 전략의 예시입니다:
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도전 과제 |
영향/위험 |
IT 소싱 원칙 적용 |
완화를 위한 IT 계약 접근 방식 |
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비즈니스 기능, 기술 및 법적 문제의 복잡성으로 인해 조달이 길고 어려워집니다. |
비즈니스, 기술 또는 법적 관점에서 주요 누락을 예상하고 방지합니다. |
모든 영역이 심사 및 선정 프로세스의 일부가 될 수 있도록 프레임워크를 제공하는 구조화된 IT 인수 프로세스를 사용합니다. |
비즈니스 관계를 문서화하고 필수적이고 전문적인 IT 약관 및 거래의 본질만 포함하는 명확하고 사용하기 쉬운 계약서 초안을 작성합니다. |
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업계 통합/독점 공급업체 |
주요 제품은 강력한 공급업체에 있습니다. |
기술 사양이나 요구 사항이 아닌 비즈니스 문제와 솔루션에 초점을 맞춘 솔루션 기반 요청을 사용합니다. |
솔루션이 비즈니스 요구 사항을 지속적으로 충족하는지 모니터링하기 위해 의미 있는 서비스 수준 계약(SLA)과 비즈니스 성과 약속 및 측정을 채택합니다. 공급업체의 성과를 장려하기 위해 계약서에 인센티브/구제책을 할당합니다. |
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제품 및 솔루션은 무형 자산입니다. |
제품 지정 및 평가가 어려운 경우 |
비즈니스, 기술, 법률 및 재무 등 성공적인 IT 솔루션에 필요한 모든 영역을 통합하는 평가 프로세스에서 협업합니다. 자신의 전문 분야만 평가할 주제별 전문가(중소기업)를 평가팀에 포함시킵니다. 선정 후 준비되지 않은 권유와 함께 계약서 템플릿 제공 평가의 일부로 계약 템플릿에 대한 제안자 응답을 통합합니다. |
중요한 비즈니스 구제책이 포함된 강력한 보증 문구 사용 지적 재산권과 다른 영연방 기관에 대한 사용, 접근, 양도 권리를 보장하기 위한 대안에 상당한 주의를 기울입니다. |
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신속하고 계획적인 노후화 |
오래된 버전 신규 시장 진입자 |
시장 리스크를 평가하기 위한 시장 조사 수행 비용 대비 가치 비율에 따른 평가 평가에 총 수명 주기 비용 포함 |
제품이 아닌 솔루션 제공에 계약상의 약속을 묶습니다. 적절한 기간 동안 버전 및 업그레이드 지원 제공 |
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이탈을 막는 중요한 장벽 |
고객이 제품 또는 서비스에 종속되어 있는 경우 |
평가 및 계약 협상이 강력하고 균형 잡힌 의사 결정 과정의 일부가 되도록 보장합니다. 전환/탈퇴 전략 예측 |
시스템 데이터, 백업 제공, 시스템/솔루션 실행에 필요한 타사 제품을 포함한 업무용 제품의 소유권 또는 업무용 제품에 대한 영구 라이선스 제공 대행사를 위한 강력한 전환/퇴사 계획 제공 |
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IT 제품 및 서비스의 복잡성 |
필요한 IT 제품 또는 서비스의 복잡성으로 인해 가치 있는 솔루션 중에서 최상의 솔루션을 선택하기 어려움 |
팀 기반 프로세스에서 협업하여 필요한 모든 요구 사항이 적절하게 평가되도록 합니다. 모든 프로젝트, 보안, 데이터 프라이버시 및 비용 위험 요소 해결 데이터 기반 평가 프로세스를 사용하여 다양한 관점을 통합합니다. |
특정 제품이나 버전 구매가 아닌 솔루션에 대한 기본 계약 제품 분할 또는 번들링에 대한 보호 기능 포함 위험 완화 프로젝트 활동과 위험 잠재력에 부합하는 계약 문구를 포함하세요. |
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IT는 비즈니스 기능을 지원해야 합니다. |
사양 중심 프로세스가 아닌 비즈니스 가치와 요구 사항에 초점을 맞춘 평가 기준 |
기술 사양을 충족하는 것이 아니라 비즈니스 문제를 해결하고 공급업체가 솔루션을 제공하도록 장려하는 데 초점을 맞춘 솔루션 기반 요청을 사용합니다. |
솔루션이 비즈니스 요구 사항을 지속적으로 충족하는지 모니터링하기 위한 의미 있는 SLA 및 성능 약속과 조치를 포함해야 합니다. 계약서에 인센티브/구제책 할당하기 |
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조달 중인 솔루션은 상호 의존성이 매우 높습니다. |
전체 솔루션에 대한 책임 없음 가장 약한 구성 요소가 위험 프로필을 주도합니다. |
솔루션에 대한 전체 공급망 관점 확보 솔루션의 강점에 대해 공급업체와 구성 요소를 독립적으로 또는 종합적으로 평가합니다. |
주계약자에게 성과에 대한 책임을 부여하는 동시에 커먼웰스가 하청업체를 통해 서비스를 유지할 수 있도록 합니다. |
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계약은 커먼웰스 데이터 및 시스템을 보호해야 합니다. |
민감한 영연방 데이터의 유출 커먼웰스 데이터 및 시민 서비스의 무단 비활성화 |
조달/프로젝트의 데이터 민감도 이해 비즈니스 소유자, 프로젝트 관리자, 정보 보안 책임자 및 기타 중소기업과 협업하세요. |
데이터 프라이버시 및 보안을 보장하는 보호 계약 조건을 포함합니다. 공급업체가 특정 조치를 수행하고, 특별 보험에 가입하고, 연방 데이터, 아키텍처 및 보안 표준을 준수하도록 요구합니다. 대행사가 계약을 체결하기 전에 공급업체가 클라우드 솔루션(SaaS 애플리케이션)에 대한 보안 평가를 받도록 요구합니다. 서비스형 소프트웨어 조달인 경우 VITA SCM에서 클라우드 약관을 사용할 수 있습니다. 대행사 문의: scminfo@vita.virginia.gov |
구조화된 IT 소싱 프로세스는 기관이 다음을 보장할 수 있는 포괄적인 프레임워크를 제공합니다:
- 비즈니스, 기술 또는 법적 관점에서의 누락을 예상하고 방지합니다.
- IT 소싱 프로세스의 비용과 리소스가 적절하고 효율적으로 배치되었는지 확인합니다.
- 솔루션을 선택하기 전에 IT 조달을 지원하는 비즈니스 사례를 재확인합니다.
- IT 소싱 프로세스 전반에 걸쳐 사용자 그룹의 참여로 인해 새로운 시스템 또는 기술에 대한 경영진의 전반적인 수용도를 측정할 수 있습니다.
예상되는 IT 조달의 성격, 규모, 비용, 복잡성에 관계없이 다음과 같은 IT 소싱의 핵심 원칙이 적용됩니다:
- 법률, 기술, 비즈니스 기능, 재무 등 여러 복잡한 도메인을 통합하는 구조화된 권유 프로세스를 사용하세요.
- 소싱은 여러 영역의 문제를 통합하고 균형을 맞추는 데이터 기반 비즈니스 프로세스여야 합니다.
- 계약 체결과 협상은 의사 결정 과정의 일부입니다. 모집에 적절한 계약서를 포함시키는 것이 중요합니다. 공급업체가 협상 과정을 통해 연방에 가치를 제공하기 위해 노력하지 않는 경우, 공급업체는 그에 따라 평가되어야 합니다.
- 모집 요건과 업무 설명서에 비즈니스 요구 사항이 뒷받침되어야 합니다. 주요 시스템/솔루션에 대한 사양 중심의 요청에 덜 집중하고 IT 공급업체가 혁신적이고 비용 효율적인 솔루션을 제공할 수 있도록 구조화된 요청을 작성하세요.
- 소싱 평가 프로세스에는 소프트웨어나 하드웨어의 가격뿐만 아니라 총소유비용과 유지보수를 포함한 모든 비용 요소를 포함하는 포괄적인 비용 분석이 포함되어야 합니다.
- 노후화, 기술 교체 및 호환성과 같은 장기적인 문제는 평가, 협상 및 의사 결정 과정의 일부가 되어야 합니다.
- 특정 IT 솔루션이나 공급업체를 선정하기 전에 반드시 협상을 진행해야 합니다.
- 무형 권리, 소프트웨어 소유권 및 기타 중요한 약관은 평가 및 협상 시 반드시 고려해야 합니다.
- 위험 분석 및 절충안은 연방 시스템/데이터의 보안과 연방의 운영 연속성, 연방의 자산을 보호하고 시민에게 중단 없이 서비스를 제공하는 연방의 능력에 대한 솔루션 및/또는 공급업체의 잠재적 영향을 고려해야 합니다.
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