제 24 장 - 제안 요청서 및 경쟁 협상

24.5.0 RFP 준비

RFP를 준비할 때는 부록 B, RFP 준비 전과 준비 중에 해결해야 할 문제 체크리스트에 있는 문제와 질문을 해결하고 다음 모범 사례 권장 사항을 따르세요: 

•  RFP 계획과 RFP 문서는 포괄적이어야 합니다. RFP는 모호하고 상충되며 정의되지 않은 용어를 피하고 명확하고 직관적인 언어로 작성해야 합니다. 약어 및 기타 중요한 용어는 모두 정의해야 합니다. 
• VITA SCM 전용: 기술 소싱 프로세스(TSP) 모델을 사용하여 RFP를 작성하고 평가하세요. 
• 표준 및/또는 승인된 RFP 템플릿을 사용합니다. 이를 통해 모든 프로젝트 요구 사항을 파악하고 공급업체에 명확하게 전달할 수 있습니다. RFP 템플릿에는 생산적인 사고 과정을 촉발하고 간과되는 요구 사항이 없도록 하기 위해 해결해야 하는 일반적인 문제의 '세탁 목록'이 포함되어 있습니다. VITA VITA 소싱 전문가가 사용할 수 있는 RFP 템플릿을 개발했습니다. 이 템플릿 사용에 대한 고객 대행사의 교육은 VITA SCM에서 제공되며, 처음 사용하기 전에 반드시 받아야 합니다. 연락처 scminfo@vita.virginia.gov RFP 교육을 위해 
• 외부 당사자가 현재 상황이나 비즈니스 요구 사항, 원하는 솔루션 및 향후 관계의 조건을 이해하는 데 필요한 모든 정보를 제공하세요. 
• 기술 및 기능 요구 사항을 형성하는 공급업체에 대한 질문을 준비할 때 각별한 주의를 기울이세요. 이것이 RFP의 '핵심'입니다. 
• 품질 보증, 성능 표준 및 측정, 서비스 수준 기대치 등을 다룹니다. 
• 업그레이드, 개선, 확장, 수정, 재해 복구, 비즈니스 보증, 교육은 물론 환경, 기밀성, 연방, 주 및 지역 보안 및 데이터 개인 정보 보호 표준을 해결하세요. 
• 적절한 요구 사항과 제안된 IT 계약서 템플릿을 포함하세요( 25, IT 계약서 작성 장 참조). (기타 기관: 아래 박스 텍스트 참조). 따라서 공급업체는 프로젝트의 요구 사항을 파악하고 완벽하게 대응할 수 있는 제안서를 준비해야 하는 부담을 안게 됩니다. 
• RFP와 함께 작성하는 계약 초안에 명확하고 측정 가능한 성과 지표와 페널티 또는 인센티브를 포함한 명확한 시행 조항을 포함하세요.  

VITA는 특정 IT 인수 유형에 맞게 맞춤화된 IT 계약 약관을 개발하고 승인했습니다: 서비스, 소프트웨어, 솔루션, 하드웨어, 하드웨어 유지보수, 클라우드 및 EULA 라이선스 부록. 대행사는 특히 고위험 계약에 대한 RFP의 경우 VITA 직원이 개발한 계약 템플릿을 사용할 것을 적극 권장합니다. 기관이 자체 템플릿을 사용하기로 선택한 경우, 기관은 주요 IT 조달, 고위험 IT 조달 및 위임 조달에 대한 최소 요구사항이 RFP에 포함되어 있는지 확인해야 합니다. 이 양식은 SCM 웹사이트의 양식 섹션에서 찾을 수 있습니다: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. 기관 조달 전문가는 템플릿을 처음 사용하기 전에 템플릿을 올바르게 수정하는 방법에 대한 교육을 받아야 합니다. 교육을 받는 방법과 IT 모집 및 계약 템플릿에 액세스하는 방법에 대한 자세한 내용은 VITA SCM에 문의하세요: scminfo@vita.virginia.gov.   필수 보안 및 클라우드 관련 이용 약관에 대한 자세한 내용은 28 을 참조하세요. 

요구사항이 완료되면 대행사의 일반 계약 조건 외에도 적절한 IT 약관과 프로젝트와 관련된 특별한 위험에 대비하기 위한 특별 약관이 포함되어야 합니다. VITA 소싱 전문가는 조달 유형에 맞는 승인된 템플릿 또는 마스터 정의와 용어를 사용하며, 기관은 서비스, 하드웨어 또는 소프트웨어와 관련된 필수 용어 등 IT 조달과 관련된 모든 필수 조항을 포함해야 합니다(예: 포함될 수 있는 서비스, 하드웨어 또는 소프트웨어 관련 용어): 지적 재산의 소유권, 소프트웨어의 제3자 취득, 소프트웨어 업그레이드, 소프트웨어 처분, 소스 코드, 소프트웨어 라이선스 기간, 특별 보증 등을 포함해야 합니다. 자체 IT 조달을 수행할 수 있는 권한을 위임받은 대행사는 다음 주소로 SCM에 연락하여 복잡한 솔루션, 애플리케이션 서비스 제공업체 및/또는 서비스형 소프트웨어 IT 조달에 대한 지원을 요청할 수 있습니다: scminfo@vita.virginia.gov.  

기관이 버지니아주 법령의 § 2.2-4303.01 에 정의된 대로 "고위험 계약"을 초래할 것으로 예상되는 조달에 대한 RFP를 게시하려는 경우, VITA와 OAG는 게시 전에 RFP를 검토해야 합니다. 이러한 검토는 영업일 기준 30 이내에 이루어지며, RFP가 해당 주법을 준수하는 정도에 대한 평가와 RFP 약관의 적절성에 대한 평가가 포함됩니다. 

대행사는 VITA의 공급망 관리(SCM)에 문의하세요: scminfo@vita.virginia.gov 고위험 요청을 발행하기 전 조달 계획 단계에 있습니다. SCM은 RFP를 준비 및 평가하고 필요한 성과 측정 및 시행 조항을 식별 및 준비하는 데 있어 대행사에 지원을 제공합니다.  

대규모 연방 이니셔티브의 일부이거나 연방 자금으로 지원되는 프로젝트의 경우 자금 후원자 또는 연방 법령에서 내려오는 특정 조건을 포함해야 할 수 있습니다. 예를 들어 의료 기록 관련 프로젝트에 대한 HITECH 및 HIPAA 법이 있습니다. 물론 이러한 유형의 프로젝트 또는 개인 건강, 기밀 또는 민감한 시민 정보를 처리하는 연방 기관(예: 보건부, 자동차부 또는 사회복지부)의 데이터와 관련된 프로젝트에는 특별한 보안 또는 데이터 보호 요구 사항이 있을 수 있습니다. 조달 담당자는 이러한 특별 약관의 요건을 파악하기 위해 이용 가능한 내부 자료, OAG 및 VITA를 찾고, 요청하고, 조사해야 합니다. 

중복되고 모호하며 상충되는 용어를 제거하기 위해 요청에 대한 품질 검토를 수행하는 것이 중요합니다.