제 24 장 - 제안 요청서 및 경쟁 협상

24.5.12 RFP 패키지 작성

모든 부록을 포함한 포괄적인 RFP 패키지는 다른 PPT 위원들의 도움을 받아 SPOC에서 작성합니다. 중소기업은 RFP의 완성된 기술 요구사항 섹션을 제공하고 완성된 RFP의 최종 검토에 참여하게 됩니다. 사업자는 RFP의 완성된 비즈니스 및 기능 요구사항 섹션을 제공하고 완성된 RFP의 최종 검토에 참여해야 합니다. SPOC는 완전하고 포괄적인 RFP 패키지를 책임집니다. 게시하기 전에 RFP 패키지를 마무리할 때 SPOC는 다음과 같이 해야 합니다: 

• 중소기업과 사업주가 제출한 RFP 섹션의 정확성, 완전성, 명확성을 검토하여 RFP의 전반적인 품질을 보장합니다. 
• 일반 약관 및 VITA의 IT 관련 약관을 포함하여 RFP의 나머지 내용을 작성합니다. 
• 적절하고 승인된 VITA IT 계약 템플릿을 선택하여 포함하세요. 

비 VITA SPOC는 VITA의 계약서 템플릿 사용 교육을 받거나 템플릿 교육에 대한 VITA의 지원을 요청할 때까지 소속 기관의 계약서 양식을 사용해야 합니다. 기관은 CIO 승인이 필요한 주요 프로젝트에 대해 "주요" 기술 프로젝트에 대한 VITA 최소 계약 요건" 매트릭스를 사용해야 하며, 모든 위임 IT 조달에 사용할 것을 적극 권장합니다. 매트릭스는 SCM 웹페이지의 이 위치에서 확인할 수 있습니다:  https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. 

(참고: 공급업체가 RFP 및 이용 약관에 책임에 관한 조항의 예외 또는 권장 문구 수정을 제외한다는 내용을 반드시 포함해야 합니다. 이는 협상 시점에만 공급업체에 요청됩니다.) 이 요구 사항은 § 2.2-4302.2의 다음 언어 때문입니다: 

"정보 기술 제안의 경우, § 2.2-2006 에 정의된 대로 공공 기관은 제안자에게 제안 요청서에 포함된 책임 조항에 대한 예외를 제안서에 명시하도록 요구해서는 안 됩니다. 그런 다음 그렇게 선정된 각 제안자와 협상을 진행합니다. 제안자는 협상 시작 시 제안요청서에 포함된 모든 책임 조항에 대한 예외를 서면으로 명시해야 하며, 그러한 예외는 협상 중에 고려되어야 합니다." 

• 전체 최종 초안 RFP 패키지를 적절한 내부, VITA 또는 기타 검토자/승인자에게 전달합니다. 
• PPT와 모든 첨부 파일의 최종 검토를 주도합니다. 
• 필요한 경우 모든 첨부 파일을 포함하여 RFP 패키지를 마무리하고 작성하여 집행 운영위원회의 승인을 기다리는 동안 발행할 준비를 마쳐야 합니다. 
• 협상 전략 계획을 위한 이슈 문서화를 시작하세요.