제 24 장 - 제안 요청서 및 경쟁 협상

단계 # 

프로세스  

1. 고객과 만나 고객의 요구 사항을 파악합니다. DOE 성공이란 어떤 모습일까요? 누가 ET에 출연하나요? 타임라인에 대한 사전 논의입니다. 

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2. 시장 분석을 수행하여 비즈니스에 부합하는 제품/서비스/솔루션에 대한 인지도를 높이거나                기술 요구 사항. 판매 대 구매 분석을 수행합니다. RFP 투자 비용을 포함한 프로젝트 투자 비용을 추정합니다. 

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3. VITA 주 전체 계약을 분석하여 주 전체 계약을 통한 구매를 통해 비즈니스 또는 기술 요구 사항을 충족할 수 있는지 확인합니다. 주 전체 계약은 일반적으로 에이전시별 계약보다 저렴한 가격을 제공합니다. 주 전체 계약이 없는 경우 3 단계로 계속 진행합니다. 

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4.  사업주의 결정에 따라 모든 프로젝트를 지원하기 위해 경영진 운영위원회를 구성할 수 있지만, 주요 IT 프로젝트 및 대기업 조달의 경우 경영진 운영위원회가 필요합니다. 경영진 운영위원회는 일반적으로 비즈니스 소유자와 경영진으로 구성됩니다. 경영진 운영위원회는 자문 역할을 수행하며 비즈니스 요구사항과 요구사항을 개발하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 집행 운영위원회는 평가 과정에 관여하지 않습니다. 

5. 프로젝트가 솔루션 기반 RFP에 적합한지 결정합니다. 결정이 "예"인 경우 RFP에는 "이것은 최고의 가치, 솔루션 기반 RFP입니다."라는 문구가 포함되어야 합니다.  

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6. 조달 프로젝트/평가팀 요약 문서를 작성합니다: 구성원의 역할과 책임, 수석 호스트, 연락 담당자 및 조정자로서의 SPOC의 역할을 명확히 하고, 이해 상충 진술서에 서명을 받습니다.  

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7. DSBSD 인증 중소기업을 위한 조달이 적절한지, 그리고 이들의 참여를 장려하기 위해 장벽과 제한이 제거되었는지 결정합니다. 

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8. RFP의 목적을 명확하고 합의된 문장으로 작성하세요. 이는 비즈니스 소유자가 이전에 VITA ITIB 프로젝트 관리(예: ProSight)와 협력하여 개발한 모든 프로젝트 계획 헌장/사명 선언문과 일치해야 합니다. RFP의 개략적인 개요를 작성하고 조달 프로젝트/평가 팀에서 검토하도록 합니다. 

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9. RFP 일정을 개발합니다. 부록 G를 참조하세요. 

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10. 8, 필요성 설명 장의 지침에 따라 솔루션 요구 사항 또는 필요한 사양을 개발합니다: 사양 및 요구 사항. 

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11. 이 장에 제시된 지침을 사용하여 팀의 이해를 돕기 위해 제공되는 각 기준에 대한 명확하고 간결한 정의를 포함한 평가 기준을 수립합니다. 100,000 을 초과하는 모든 계약의 경우 공급업체 조달 및 하도급 계획이 필요합니다. 가중치 기준을 설정합니다. 

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12. 평가 팀과 함께 제안서를 평가하는 방법을 설명하는 평가 채점 계획을 개발합니다. 

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13. 공급업체 성과 지표 및/또는 지불을 설정하기 위한 주요 프로젝트 마일스톤과 결과물을 식별합니다. 

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14. RFP의 요구사항, 사양 및 마일스톤 개발의 결과로 해결 및 해결해야 하는 기술, 기능, 보안, 기밀성, 데이터 보호, 비용 또는 일정 위험을 식별하거나 공급업체가 비용을 포함하여 솔루션과 관련된 모든 위험을 식별하도록 요구해야 하는지 여부를 결정합니다. 모든 조달 이해관계자(예: 조달, 프로젝트 관리자/사업주, 정보 보안 책임자, 기능/기술 중소기업)가 협력하고 소통하여 RFP 격차를 줄여야 합니다. 

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15. VITA 소싱 담당자는 본 장에 명시된 지침에 따라 VITA의 RFP 템플릿을 활용하여 RFP 문서를 개발해야 합니다. 기타 기관은 자체 템플릿과 SCM 웹사이트의 양식 섹션에 있는 "주요" 기술 프로젝트에 대한 VITA 최소 계약 요건" 매트릭스를 사용해야 합니다: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ VITA의 RFP 및 계약 템플릿에 대한 VITA 교육을 받을 때까지 기다릴 수 없습니다. VITA SCM은 추가 SaaS 또는 ASP 이용 약관을 제공할 수 있습니다. 다음 연락처로 연락하여 VITA SCM에서 자문 및 검토를 받을 수 있습니다. scminfo@vita.virginia.gov.  

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16. 사전 제안 회의 개최 여부와 공급업체의 참석이 선택 사항인지 필수 사항인지 결정합니다. RFP에 사전 제안 회의에 대한 정보를 포함하세요. 제안서 사전 회의는 원격 회의를 통해 진행할 수 있습니다. 

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17. 조달 프로젝트/평가 팀과 함께 RFP를 마무리합니다. RFP 문서를 검토하여 필요하고 구체적인 요구사항이 모두 포함되어 있는지 확인하세요. 제안서 제출 마감일을 설정합니다. 

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18. 필요한 경우 CIO 승인을 받습니다(설명서 1, VITA의 목적 및 범위 참조). 

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19. RFP를 발행합니다. eVA에서 최소 10 일 동안 RFP를 게시하세요.. 계약이 수행될 지역의 일반 배포 신문에 RFP 공고를 게시하는 것은 선택 사항입니다. 더 복잡한 조달의 경우 더 긴 대응 기간을 고려하여 신중하고 철저한 대응을 보장하세요. 

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20. 공급업체의 질문에 답변하세요. 공급업체의 질문에 답변할 수 있도록 프로젝트 팀원이 충분히 참여하여 사전 제안 회의 또는 원격 회의(선택 사항)를 진행합니다. eVA에 자료 답변을 게시합니다.

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21. 필요한 경우 RFP를 수정합니다. eVA에서 수정 후 게시합니다. 

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22. 제안서를 받습니다. 

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23. RFP에 제공된 평가 및 가중치 기준을 사용하여 제안서를 평가합니다.  

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24. 초기 채점 및 탈락 세션을 진행합니다. 

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25. 공급업체 현장 데모, 프레젠테이션 또는 설명 세션을 진행합니다. 

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26. 평가에 따라 가장 완벽한 자격을 갖추고 가장 적합하다고 판단되는 공급업체를 두 곳 이상 선택합니다. 

27. 협상을 진행하고 계약을 마무리합니다. 

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28. 필요한 검토/승인(CIO, OAG, 기타)을 받습니다. 

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29. 수상 계약. 

30. 전체 조달 파일을 준비합니다.  

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31. eVA에 계약 체결 통지를 게시합니다. 

32.  의향서 통지의 경우, 조달 파일은 수여 후 10 일 동안 열람할 수 있습니다. 

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33. eVA 카탈로그를 활성화합니다. 

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