제 25 장 - IT 계약 체결

25.7.3 공급업체 성과 증진을 위한 요구 사항

버지니아주 법령 섹션 2.2-2012(E)에 명시되어 있습니다: "VITA 또는 VITA의 승인을 받은 행정부 기관이 § 2.2-4301 에 정의된 대로 공공 기관이 경쟁 조달에 따라 모든 공급업체로부터 해당 상품을 구매할 수 있지만 사용 기관 또는 기관을 위해 개별 조달을 수행하지 않는 모든 유형의 포괄 구매 계약에 따라 개인 컴퓨터 및 관련 주변 장비를 조달하기로 선택한 경우 장비 선택을 위한 성능 기반 사양을 수립해야 합니다."

모든 IT 계약은 공급업체의 우수한 성과를 장려해야 합니다. 계약의 일부로서 공급업체의 성과를 측정하고 기관의 공급업체 성과 관리와 결합하면 연방과 납세자에게 더 큰 가치를 제공할 수 있습니다. 공급업체 계약 이행의 우수성을 강조하기 위해 VITA는 모든 IT 계약에 다음 사항을 포함할 것을 권장합니다:

• 에이전시 및 프로젝트 성과 기대치 및 목표.

• 계약 기간 동안 공급업체의 성과에 대한 지속적인 성과 데이터를 체계적으로 수집하고 사용하기 위한 절차.

• 정의된 시간 프레임이 있는 문제 해결 및/또는 에스컬레이션 프로세스입니다.

• 공급업체 성과에 따른 인센티브/구제책이 내장되어 있습니다.

• 명확하고 측정 가능한 성과 지표

• 계약 이행 지표 또는 기타 계약 조항이 충족되지 않을 경우 사용할 위약금 및 인센티브를 포함한 명확한 집행 조항을 마련합니다.

계약 협상 중에 공급업체와 협력하여 양측의 관리 부담을 줄이는 동시에 공급업체의 성과와 가치를 보장하기 위한 파트너 프로그램 및 측정 가능한 목표를 수립하세요. 협상된 목표를 계약에 포함하세요. 계약 기간 동안 항상 공급업체의 성과에 대한 대리점 만족도를 지속적으로 측정하세요.

필요한 성능 데이터의 유형은 조달 유형에 따라 결정됩니다. 예를 들어, 유지보수 지원 계약에는 공급업체의 서비스 성과에 대한 월별 보고가 포함된 서비스 수준 계약이 필요하며, 이를 통해 일정 비율 할인을 통해 구제책을 결제와 연계할 수 있습니다. 솔루션 및 구현 중심 조달에는 순차적인 마일스톤 또는 결과물 제출과 정시 납품 및/또는 승인 기준에 대한 보완책이 포함되어야 합니다. VAR(부가가치 리셀러)과의 계약 또는 기성 IT 상품 조달의 경우, 가용성 및 배송이 성과 동인이 될 수 있습니다. 보다 심도 있는 논의와 유용한 지침은 본 매뉴얼의 성과 기반 계약 및 서비스 수준 계약 장( 21 )을 참조하세요.

기관의 조달이 § 2.2-4303.01 에 정의된 "고위험 계약" 인 경우, 모집 및 결과 계약에는 명확하고 측정 가능한 공급업체 성과 지표와 계약 성과 측정 미달성 시 소송을 제기할 수 있는 처벌 및 인센티브에 관한 명확한 시행 조항이 포함되어야 합니다. 프로젝트에 맞게 다음 언어를 사용자 지정하고 고위험 계약의 경우 모집 및 계약 문서에 포함시켜야 합니다:

"(대리점 이름)은 본 계약에 따른 공급업체의 성과와 관련된 일련의 공급업체 핵심 성과 지표("KPI")를 개발했으며, 이는 여기에 첨부되어 별첨 XX로 참조용으로 통합됩니다. 공급업체는 KPI에 따라 본 계약에 따른 의무를 준수하고 이행하는 데 동의합니다. 공급업체가 KPI를 충족하지 못한 경우의 구제책은 별첨 XX에 명시되어 있습니다.

30 공급업체와 (귀하의 대행사명)은 본 계약 발효일로부터 달력일 기준 10일 이내에 만나 KPI 성과 데이터를 제공, 수집, 모니터링 및 보고하는 방법론과 각 당사자의 지정 담당자를 정하고 상호 합의한 인센티브 및 구제책을 마련하는 데 동의합니다. 공급업체는 본 계약 기간 동안 6개월에 한 번 이상 (6) 개월에 한 번씩 (대리점 이름)에 KPI에 대한 실적 보고서를 제공하는 데 동의합니다. 공급업체의 보고서에는 합의된 목표에 대한 KPI 실적 비교와 공급업체가 부족한 경우 제안된 개선 방안이 포함되어야 합니다. 공급업체는 계약에 대한 KPI 성과를 총합하여 각 주문 또는 SOW에 대해 $1,000,000 이상으로 보고합니다. 공급업체의 모든 규정 위반 사례는 공급업체의 계약 파일에 기록되며 계약 이해관계자와 공유됩니다. 또한 공급업체는 공급업체의 이행 의무가 저하되거나 이행되지 않을 경우 계약 갱신 실패, 계약 편의상 해지 또는 계약 위반으로 인한 해지가 발생할 수 있다는 데 동의합니다. VITA는 법에 따라 모든 권리와 구제 수단을 보유합니다."

KPI의 목적은 공급업체에 대한 개별적이고 정량화 가능하며 측정 가능한 성과 측정을 통해 조달의 성공 여부를 판단할 수 있는 기준을 제공하는 것입니다. 아래 메트릭은 예시이며 기관의 특정 조달 유형 및 목표에 맞게 사용자 지정해야 합니다:

"전시 XX
핵심 성과 지표

(상품/제품 유형 조달의 경우)

• 모든 주문은 주문서 또는 SOW에 명시된 대로 정시에 배송됩니다.
• 100% 주문서 또는 SOW에 기재된 제품/상품과 VITA/승인된 사용자에게 배송된 제품/상품 간의 수량, 품질 및 상태가 일치해야 합니다.
• 연간 배송된 상품 중 결함이 있는 것으로 간주되거나 인수 테스트를 통과하지 못한 상품이 XX%(XX%)를 넘지 않습니다.

(서비스형 조달의 경우)

• 공급업체가 해당 기간 동안 매월 모든 공인 사용자로부터 전반적인 만족도를 XX%(XX%)로 달성합니다.
• 공급업체는 매월 서비스 가동 시간을 최소 XX%(XX%)로 유지합니다.
• 공급업체는 예기치 않은 서비스 중단이 발생한 모든 사례에 대해 1시간(1) 이내에 대응합니다.
• 공급자는 기간 중 매월 모든 승인된 사용자에 대한 모든 마일스톤 결과물을 충족합니다.
• 공급업체가 호스팅하는 라이선스 서비스의 경우 공급업체는 해당 기간의 모든 보고 요건을 충족합니다."

대행사는 다음 질문을 고려하여 모집에 포함된 내용과 해당되는 경우 공급업체와 협상한 내용을 계약에 통합해야 합니다:

• DOE 최종 사용자를 만족시키기 위해 프로젝트에 필요한 것(제품 사양, 서비스 처리 시간 등)은 무엇인가요? "성공적인 프로젝트는 어떤 모습일까요?"

• 공급업체는 각 장애를 얼마나 빨리 수정해야 하나요? 공급업체( DOE )가 지정된 시간 내에 장애를 수정하지 않는 경우 대행사의 구제책은 무엇인가요?

• 성과를 측정하고 시행할 수 있도록 어떤 측정 및 시행 도구와 프로세스를 구현할 것인가요?

• 기관에서 어떤 재정적 또는 기타 인센티브나 구제책이 필요한가요?

• 공급업체가 서비스 수준 의무를 이행하지 않는 경우 대행사가 위약금 없이 계약을 해지할 수 있나요?

• 대행사가 새로운 공급업체를 조달하는 동안 공급업체가 "전환 서비스" 를 제공하는 것이 대행사에 얼마나 중요합니까?