제 32 장 - 이의 제기 절차

32.12.2 항의 가능성을 최소화하는 방법

항의 가능성을 최소화하기 위한 구매 대행사의 보증에는 다음이 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다:

• 객관적인 방식으로 사양 및 모집 요건을 개발하세요.
• 요청서에 상충되는 언어, 조항, 요구 사항 또는 사양이 포함되어 있지 않은지, 혼란스러운 지침이 없는지 확인하세요.
• 여러 조달 팀과 기관의 주제별 전문가에게 요청서에 공백, 상충되는 언어, 객관성 및 프로세스 현실성이 있는지 검토하도록 합니다.
• 모든 조달 프로젝트/평가 팀원이 이해 상충 및 기밀 유지 선언문을 읽고 서명해야 합니다.
• 모든 조달 프로젝트/평가 팀원이 잠재적 공급업체와 소통해서는 안 되며, 공급업체가 시작한 모든 소통은 조달의 단일 연락 창구로 안내해야 한다는 사실을 인지하고 있는지 확인합니다.
• 모집에 명시된 조달 절차 및 의무 사항을 준수하세요. 
• 권유에 양 당사자의 책임이 완전히 정의되어 있는지 확인합니다. 공급업체가 특정 프로젝트와 관련된 비용을 완전히 파악할 수 있다면 일반적으로 대행사에 더 나은 제안서나 입찰을 제공할 의향이 높습니다. 공급업체가 향후 비용에 대해 불확실한 경우, 그 불확실성을 고려하기 위해 가격에 쿠션을 추가합니다.
• 사양 문제에 대한 요청 과정에서 공급업체와 적극적으로 소통합니다. 입찰 전 컨퍼런스를 활용하여 공급업체의 우려 사항과 사양 결함을 모두 파악할 수 있습니다. 모든 공급업체 질문은 서면으로 제출하거나 입찰 전 회의에서 제출해야 합니다. 모든 공급업체의 질문과 커뮤니케이션에 서면으로 응답하세요. 전화 응답은 통신에 대한 객관적인 기록이 없으므로 포함되지 않아야 합니다. 
• 대부분의 공급업체의 주요 목표는 공정하고 개방적인 프로세스에 참여하는 것임을 명심하세요. 여러분의 행동과 말이 공급업체에 이러한 사실을 전달하도록 하세요. 
• 계약 체결 전에 모든 우려 사항을 해결하기 위해 노력하세요. 공급업체에게 사양 또는 입찰/제안 요건과 관련된 모든 관련 우려 사항을 IFB 문서에 명시된 날짜 및 시간 전까지, 또는 RFP의 경우 협상이 완료되기 전에 제기해야 함을 알려주세요. 공급업체가 이를 이행하지 않을 경우 해당 문제를 근거로 한 후속 항의가 허용되지 않을 것임을 알려주세요.
• 공급업체가 제기한 모든 문제를 고객 및 조달 팀원과 함께 철저히 검토합니다. 가능한 경우 이러한 우려 사항을 수용하도록 노력하세요. 검토 결과 요청을 변경해야 하는 경우 모든 잠재적 공급업체를 대상으로 수정안을 게시합니다. 
• 대행사가 공급업체의 우려 사항을 수용할 수 없는 경우, 모집 과정에서 가능한 한 빨리 해당 공급업체에 알리고 긍정적이고 적극적인 자세로 처리합니다.
• 잠재적 공급업체에 적시에 대응하세요. 공급업체에게 대행사의 IT 비즈니스 요구 사항을 충족하는 입찰/제안서를 작성할 수 있는 충분한 시간을 제공하세요. 
• 모든 공급업체에 동일한 정보를 제공하세요. 예의와 존중으로 상대방을 대하고 가능한 최고의 입찰/제안서를 제출하도록 격려하세요.
• 모집 과정에서 공급업체와의 모든 대화 또는 상호 작용을 문서화하세요. 이 문서는 공급업체가 모집 과정에서 오해를 바탕으로 계약 체결에 이의를 제기하는 경우 매우 유용하게 활용될 수 있습니다. 
• 도움이 필요하면 scminfo@vita.virginia.gov 으로 문의하세요.