제 34 장 - IT 계약 관리

34.2.2 공급업체 인증 및 보고 모니터링

계약 관리자는 계약 파일에 기관, 모집 및 계약 체결에 필요한 모든 인증, 등록 및/또는 라이선스가 포함되어 있는지 확인해야 합니다. 조달 담당자가 계약 전에 이러한 파일을 확보했을 수도 있지만, 계약 관리자가 파일을 확인해야 합니다. 여기에는 소규모(SWaM) 비즈니스 인증, eVA 등록 유효성 검사, 주 기업위원회의 연방 내 비즈니스 거래에 대한 현재 승인, 로비 방지 인증, 보험 증명서, 채권 보증, 연방 또는 주 금수 조치 준수, 전자 인증 준수, 버지니아 세금 준수 또는 지불 일정 확인 등이 포함될 수 있습니다. 계약 기간 동안 계약 관리자는 최소 1년에 한 번씩 계약의 유효성 검사 및/또는 갱신을 수행해야 합니다. 

계약에 따라 공급업체는 다음을 포함하되 이에 국한되지 않는 관리 보고를 매월 제출해야 할 수 있습니다: SWaM 참여, 프로젝트 상태, 성과 상태, 판매 또는 사용 현황, VITA 주 전체 계약의 경우에만 판매 및 IFA 보고. 공급업체가 계약을 준수하는지 확인하기 위해 계약 관리자는 공급업체의 적시 보고를 모니터링해야 합니다. 이러한 모든 보고서의 사본은 계약서 파일 또는 전자적으로 제공되어야 합니다. 공급업체가 계약상 의무인 공급업체 조달 및 하도급 계획을 준수하지 않을 경우 계약 갱신이 금지되거나 지연될 수 있습니다. 대행사의 경우 이 플랜을 중소기업(SWaM) 하도급 플랜이라고 할 수 있습니다. VITA의 경우 이 계획을 공급업체 조달 및 하도급 계획이라고 부릅니다. 

다음은 이 관리 영역에서 공급업체의 성과를 모니터링할 때 반드시 확인해야 할 두 가지 사항입니다: 

• 공급업체는 계약상 요구되는 인증을 준수해야 하며, 계약의 가치나 범위를 증가시키는 계약 변경 또는 공급업체에 대한 혜택이나 인센티브를 실행하기 전에 라이선스 및 보고를 확인해야 합니다. 
• 모든 규정 미준수에 대한 세심한 기록은 계약 파일에 보관하고 공급업체의 전체 프로젝트 성과를 독립적으로 측정하거나 수집할 수 있는 계약 이해관계자들과 공유해야 합니다. 

 다음 정보는 위의 우려 사항에 대한 계약 관리자의 공급업체 검증 프로세스에 도움이 될 수 있습니다: 

• eVA 웹사이트에서 공급업체의 주정부 금지 상태를 확인하세요: eVA 비활성 공급업체 목록 
• 연방 기금이 계약을 지원하는 경우 연방 웹 사이트에서 공급업체의 연방 금지 상태를 확인합니다(https://sam.gov/content/home). 
• 804-367-8380 으로 전화하거나 이메일을 보내 공급업체의 주 세금 준수 상태(예: 현재 차단이 수행되고 있지 않음)를 확인합니다: Irms.Support@tax.virginia.gov)  
• 기관의 개별 프로토콜 및 프로세스에 따른 공급업체 SWaM 보고 규정 준수 검증(VITA에만 해당) 공급업체 판매/IFA 보고 규정 준수 검증 
• 공급업체의 현재 등록 양식 및 SCC 식별 번호 사본을 확보하여 공급업체가 현재 연방에서 비즈니스를 거래할 수 있는 권한이 있는지 확인합니다.