34.2 계약 준수 모니터링
34.2.1 계약 킥오프 미팅 참석/개최
모든 프로젝트 이해관계자가 참석하는 계약 시작 회의에 참석하는 것이 모든 계약 당사자에게 최선의 이익이 됩니다. 의제에는 모든 계약 의무, 이행 기대치, 에스컬레이션 프로세스 및 초기 프로젝트 계획(예: 일정, 보고, 결과물 등)을 논의하기 위해 주 계약 문서와 모든 부속 문서를 포함한 계약 계약서의 페이지별 검토가 포함되어야 합니다. 양측의 기술 및 관리 기능에 대한 연락 창구를 확인하는 시간입니다. 대부분의 경우 계약 관리자가 이 회의를 조정하며, 늦어도 계약 체결 후 30 일 이내에 진행해야 합니다. 계약 관리자가 회의를 주최하는 경우에도 계약 관리자가 반드시 참석해야 합니다.
계약 관리자는 회의 전에 계약 문서를 검토하고 숙지하여 계약 당사자인 공급업체와 에이전시 양측의 규정 준수를 보장하기 위한 활동 일정을 수립해야 합니다. 일부 기관에는 계약 관리자가 수행해야 하는 최소한의 기능이 있을 수 있지만, 계약 준수 요구사항은 이러한 최소한의 기능을 초과할 수 있습니다. 성공적인 계약은 잘 작성된 작업 명세서나 엄격한 성과 기준 못지않게 수상 후 관리에도 달려 있습니다. 특별 송장 및 결제 조항, 특정 보험/보증 요건, 연방 보조금 요건, 특별한 기밀 유지 또는 보안 문제, 특정 회의 및 보고 요건이 있을 수 있습니다.
계약 관리 활동은 프로젝트 관리자와 계약 관리자 또는 계약 관리자와 함께 나눌 수도 있습니다. 기관이 계약 관리 기능의 책임을 위임하는 방식에 관계없이, 계약 관리 기대치에 대한 서면 위임이 있어야 하며 각 기능에 대해 지정된 개인이 있어야 합니다. 각 양수인의 활동으로 "전체 계약 관리 파일(" )이 완성되므로 계약 종료 시 관리 파일 데이터의 통합을 계획하고 점검 및 균형을 유지해야 합니다. 즉, 왼손은 오른손이 무엇을 하고 있는지, 중요한 계약 관리 정보를 누구로부터 어떻게 얻을 수 있는지 알아야 하며, 구멍이나 누락된 활동 또는 데이터 손실이 없는지 품질 점검이 이루어져야 합니다. 계약 관리 위임은 모든 계약 이해관계자가 사용할 수 있어야 합니다.
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