제 34 장 - IT 계약 관리

34.2.4 결과물 및 수락 모니터링

프로젝트의 복잡성과 가치에 따라 기관의 사업주/프로젝트 관리자가 이 활동을 처리하거나 계약 관리자에게만 지원을 요청하거나 계약 관리자에게 이 활동을 전적으로 처리하도록 요청할 수 있습니다. 계약서, 작업 내역서 또는 프로젝트 마일스톤 계획( DOE )에 모든 결과물, 기한 및 제출 요건에 대한 명확한 목록이 포함되어 있지 않은 경우, 계약 관리자는 날짜가 포함된 마스터 목록을 작성하고 공급업체의 적시 결과물 이행을 모니터링할 수 있는 달력을 만들어야 합니다.

계약서에는 대행사가 일정 기간 내에 결과물을 수락하지 않으면 수락한 것으로 간주한다고 규정할 수 있으며, 이는 프로젝트 또는 대행사에 불이익을 줄 수 있습니다. 따라서 계약 관리자는 공급업체의 성과뿐만 아니라 대행사의 성과도 모니터링하는 것이 중요합니다.

계약에서 각 결과물에 전송 서신을 첨부하도록 요구하거나 대행사가 각 결과물에 대해 공급업체에 서면 수락을 제공하도록 요구하는 경우, 이러한 문서는 전자 저장 또는 하드카피 저장에 관계없이 계약 파일에 복사해야 합니다. 제품(하드웨어 또는 소프트웨어), 전자, 종이, 서비스 등 각 결과물에 대한 수령인과 인도 장소는 계약서에 명시되어야 하지만, 그렇지 않은 경우 계약 관리자는 양 당사자의 성공적인 계약 이행의 기준이 되는 만큼 결과물이 제때 제출되고 계약의 요구 사항에 따라 수령/수락되는지 확인해야 합니다.

계약에 특정 또는 특별한 배송 및 운송 취급, 책임 또는 의무가 필요한 경우, 이 또한 준수 여부를 모니터링해야 합니다. 이를 조정하는 기능은 계약 관리자에게도 할당될 수 있습니다. 그렇지 않은 경우에도 계약 관리자는 계속 모니터링해야 합니다.

계약에서 공급업체가 이행 약속의 일환으로 교육 세션을 제공하거나 "솔루션" 데모를 제공하도록 요구하는 경우, 계약 관리자는 이를 위한 장소, 리소스, 보안 액세스, 날짜 및 의제를 조정할 책임이 있습니다. 공급업체에서 특별한 미디어 리소스를 요구할 수 있습니다.

계약 관리자는 계약에 이와 유사한 요구사항이 포함된 경우 새로운 소프트웨어 릴리스를 모니터링해야 합니다: "소프트웨어의 속도, 효율성 또는 작동 기반을 증가시키거나 소프트웨어의 기능을 추가하거나 개선할 수 있는 소프트웨어의 수정을 포함하되 이에 국한되지 않는 소프트웨어의 모든 신규 릴리스, 업그레이드 및 액세스 모드를 포함하여 공급업체가 만든 소프트웨어의 모든 개선 사항을 반영하도록 수정된 소프트웨어 및 설명서의 사본을 일반 릴리스 첫날까지 모든 사용자(대리점 또는 허가된 사용자)에게 제공해야 합니다(" ). 이 특정 결과물은 계약의 작업 명세서나 결과물 목록에 직접 명시되어 있지 않을 수 있지만 실제 계약 본문에 포함될 수 있습니다. "새 릴리스," 이라는 제목의 이 요구 사항은 VITA의 관련 계약 템플릿 본문에 있습니다. 소프트웨어 및 솔루션.

결과물이 늦거나 받아들일 수 없거나 기타 분쟁이 있는 경우 계약 관리자는 필요한 커뮤니케이션 및 해결을 조정할 책임이 있습니다. 그렇지 않은 경우에도 계약 관리자는 이러한 상황이 계약 관계 및 상태의 다른 영역에 영향을 미칠 경우를 대비하여 해당 결과물을 둘러싼 모든 에이전시-공급업체 활동, 커뮤니케이션 및 상태를 파악해야 합니다. 계약 파일에는 이러한 상황에 대한 완전한 증빙 데이터가 포함되어야 하므로 계약 관리자는 관련 서류 추적의 사본을 확보해야 합니다.