제 34 장 - IT 계약 관리

34.2.5 공급업체 성과 모니터링

계약 관리자는 명확하게 정의된 요구 사항과 간접적으로 포함될 수 있는 요구 사항 등 모든 공급업체의 이행 요건에 대해 계약서를 면밀히 검토해야 합니다. 계약 관리자는 성능 체크리스트와 일정을 개발하여 모든 성능 요구 사항이 정기 모니터링에 노출되도록 하는 것이 좋습니다.

계약에는 공급업체의 기술 성능에 대한 기대치를 설명하는 명확하게 정의된 서비스 수준 계약(SLA) 또는 결과물에 대한 승인 기준이 명시될 수 있습니다. 계약에 따라 반복적인 기술, 상태 및/또는 관리 보고서 제출( 34.2.2), 규정 준수 및 라이선스 인증( 34.2.2), 핵심 인력, 비즈니스 또는 프로젝트 관리 의무 등 간접적인 공급업체 성과 요건도 모니터링해야 할 수 있습니다.

• 기술적 성과 -말할 필요도 없이계약에 포함될 수 있는 기술적 성과 목표와 요구 사항에는 다양한 변형이 있습니다. 계약 관리자는 공급업체 또는 제품의 성과를 모니터링하고 성과 결과가 공급업체 대금 지급 등 계약 관리의 다른 영역에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 결정하기 위해 이러한 성과 데이터 캡처, 측정 및 보고 요건이 무엇인지 정확히 파악해야 합니다. 계약 관리자와 기타 계약 이해관계자 간의 긴밀한 팀워크를 통해 필요한 모든 성과 결과를 캡처하고 보고하며 공급업체 또는 제품의 기술 성과를 모니터링하는 데 사용할 수 있습니다. 다음은 공급업체 또는 제품의 기술 성능을 캡처하고 모니터링하는 방법의 예입니다.
  • 서비스 수준 계약은 종종 공급업체가 성과 요건을 얼마나 잘 충족했는지를 나타내는 월별 성과 보고서를 제공하도록 요구하여 관련 월별 청구서에 불이행 패널티/인센티브(일반적으로 서비스 수준 달성 또는 부적합의 비율에 연동)가 반영되도록 합니다. 이러한 성능 매개변수는 예를 들어 시스템 또는 웹 호스팅 애플리케이션의 "가동 시간" 및 "가동 중지 시간" 또는 조달된 서비스의 "응답 시간" 및 "복구 시간" 에 연결될 수 있습니다.
  • 예를 들어, 허용 기준은 100 시스템 동시 사용자가 시스템 성능을 저하시키거나 사용자가 특정 전자 "거래" 또는 "기능을 완료하는 데 필요한 최대 시간에 영향을 미치지 않아야 합니다." 시스템에 내장된 자체 모니터링 설계가 성능 저하 또는 오류 캡처를 포착하면 에이전시 시스템 관리자가 보고서를 생성하여 계약 이해 관계자에게 보고할 수 있습니다.

• 일정 및 예산 - 일정과예산은 IT 계약뿐만 아니라 비IT 계약에도 공통적으로 적용되는 두 가지 리스크가 큰 성과 영역입니다. 일정 및 예산 성과는 기관의 자금 출처(연방 및/또는 연방 보조금)와 이에 의존하는 계획 또는 기존 기술 프로젝트, 공급업체의 재정 상태에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다.

  다음은 가상의 예입니다: 여러 주 전체 데이터베이스와 연방 데이터베이스에 연결되는 중요 사고 추적 시스템의 대체품을 개발하고 구현하는 계약이 1월에 연방 기관에서 수주되었습니다( 1, 2008). 현재 10-년 된 시스템의 애플리케이션 소프트웨어는 6월 이후 더 이상 지원되거나 운영되지 않습니다 30, 2009. 이 계약에는 2월에 완료될 60-일 수락 테스트에 대한 주요 프로젝트 마일스톤 결과물이 포함되어 있습니다 1, 2009. 총 계약 확정 금액은 일반 기금에서 절반, 연방 매칭 그랜트에서 절반을 지원받아 총 1억 달러(3 )입니다. 승인 테스트 후 30일이 지나면 공급업체가 중요한 인터페이스를 다시 설계하지 않고는 수정할 수 없는 중대한 오류가 발생합니다. 프로젝트의 이 시점까지 중간 마일스톤 완료에 따른 지급으로 인해 프로젝트 예산 중 $2.5백만 달러가 공급업체에 지급되었습니다. 이전 시스템이 사라지기까지 남은 자금이 6 개월,500,000.00 달러에 불과한 휴스턴(")에 문제가 생겼습니다."

  예산 및 일정 성과가 즉각적인 이해관계자와 확장된 이해관계자 모두에게 어떤 영향을 미치는지 확인할 수 있습니다. 이 프로젝트가 어떻게 끝났는지, 누가 가장 큰 피해를 입었는지 알 수는 없지만 소송으로 끝났을 가능성이 높습니다.

  조달의 규모와 복잡성, 필요한 프로젝트 관리 수준에 따라 계약 관리자, 사업주/프로젝트 관리자 또는 계약 관리자에게 일정 및 예산 이행 영역을 모니터링하도록 지정할 수 있습니다. 계약에 CIO 승인이 필요한 경우, VITA의 프로젝트 관리 부서에는 계약의 프로젝트 관리자가 이 두 가지 성과 영역에 대한 계약 관리 기능을 수행하는 데 사용할 수 있는 ProSight 및 기타 도구가 있습니다. 그러나 계약 관리자는 이러한 수행 영역을 둘러싼 커뮤니케이션, 문제 및 해결 방법에 대해 잘 알고 있어야 하며 관련 사실 확인, 커뮤니케이션, 수정, 분쟁 또는 청구에 관여할 수 있어야 합니다.

• 핵심 인력 - 종종IT 계약에는 이와 유사한 핵심 인력 용어가 포함됩니다: "작업 명세서에는 공급업체의 특정 인력을 핵심 인력 또는 프로젝트 관리자로 지정할 수 있습니다. 핵심 인력 및 프로젝트 관리자와 관련된 공급업체의 의무는 해당 작업 명세서에 기술되어야 합니다. 공급업체가 이러한 의무를 이행하지 않을 경우 본 계약 또는 해당 작업 명세서의 불이행으로 간주될 수 있습니다." 또한 공급업체가 핵심 인력 또는 지정된 개인을 교체하고자 하는 경우 계약에 따라 대행사의 서면 승인이 필요할 수 있습니다. 계약 코디네이터는 비즈니스 소유자/프로젝트 관리자와 긴밀히 협력하여 계약에 포함된 모든 조건을 모니터링하고 이행하는 것이 중요합니다.

• 프로젝트/비즈니스 프로세스 관리 -계약 관리자는 계약서 및 전시물에서 프로젝트/비즈니스 프로세스 관리와 관련된 이행 의무가 있는지 검색해야 합니다. 여기에는 관련 결과물(예: 프로젝트 계획, 품질 보증 계획/보고, 프로젝트 상태 보고서, 컷오버 계획 또는 공급업체가 정의된 결과물을 제공하거나 단순히 비즈니스 운영을 통해 따르거나 입증하기로 약속한 특정 프로젝트 관리 및 운영 프로세스(예: 프로젝트 계획 모니터링 등을 위해 IEEE 1220 및 ISO 1006 표준 사용)이 포함될 수 있습니다.

  공급업체의 계약 성과는 계약에 명시된 모든 성과 요소와 기준에 따라 측정되어야 합니다. 공급업체 성과 데이터의 보고, 수집, 모니터링 및 평가는 다른 계약 이해관계자가 공동으로 수행할 수 있지만, 계약 관리 기능은 모든 성과 데이터의 저장소 역할을 하며 계약 이행 요건이 모니터링 및 보고되도록 감독자 역할을 해야 합니다.

  공급업체의 이행이 불만족스러운 경우, 계약 관리자 및 기타 계약 이해관계자는 불만족스럽거나 부적합한 이행에 대한 불만을 증빙 증거와 함께 문서화해야 합니다. 모든 VITA 발급 또는 VITA 위임 IT 계약에 대해서는 scminfo@vita.virginia.gov 으로 문의하세요. 모든 비-VITA 발급 또는 대행사가 위임하지 않은 IT 계약에 대해서는 DPS 계약 준수 팀에 문의하세요.