들어가며
끊임없이 변화하는 조달 법규와 관행을 준수하기 위해 VITA의 IT 조달 정책 매뉴얼은 매년 업데이트됩니다: 구매(BUY IT 매뉴얼)는 매년 업데이트됩니다. 콘텐츠는 버지니아 공공조달법의 법적 요건, VITA의 조달 정책 및 정보 기술(IT) 인수 및 프로젝트의 품질과 성공을 개선하고 위험을 완화하기 위한 모범 IT 조달 관행을 기반으로 합니다.
이 매뉴얼은 최종 사용자를 염두에 두고 개발되었습니다. 당사의 포괄적인 대상에는 VITA의 공급망 관리 부서(SCM)와 모든 영연방 사용자가 포함됩니다. 저희는 IT 제품, 솔루션 및 서비스 구매와 관련된 차이점과 복잡한 문제에 익숙하지 않은 분들을 위해 사용자 친화적이고 상호 작용이 활발하며 유익한 설명서를 만들기 위해 노력하고 있습니다. IT 구매 매뉴얼의 목표는 연방의 IT 획득 프로세스의 일관성을 강화하고 개별 조달 전문가에게 중요한 IT 획득 원칙을 알리는 것입니다.
IT 매뉴얼 구매 - 봄 2025 업데이트
목적: 이 장에서는 IT 및 통신 상품과 서비스에 대한 VITA의 법적 조달 권한과 VITA의 IT 및 통신 조달 정책, 표준 및 가이드라인을 수립하는 책임에 대해 간략하게 설명합니다.
요점
- VITA는 모든 행정부 기관 및 고등 교육 기관에 대한 IT 조달 권한을 가지고 있으며, VITA의 권한에서 특별히 면제되지 않은 기관은 제외됩니다.
- VITA는 특정 영연방 IT 프로젝트 및 조달에 대한 법적 관리/감독 책임을 가지고 있습니다.
- VITA만이 주 전체 IT 계약을 체결할 수 있습니다.
- 사법부 및 입법부, 그리고 독립 기관은 VITA의 조달 권한의 적용을 받지 않습니다 .
챕터 1 - Vita의 조달 목적 및 범위 (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 상품 및 서비스 구매가 비IT 상품 구매와 어떻게 다른지 안내하고 IT 조달 프로세스에 대한 지침도 제공합니다.
요점
- IT 소싱은 끊임없이 변화하고 있으며 전문화된 모범 사례를 적용해야 합니다.
- 기술 위험은 모집 개발 중과 계약 체결 전에 분석하고 완화해야 합니다.
- 기술 조달에 전략과 원칙을 적용함으로써 Commonwealth는 기술로부터 얻는 혜택을 극대화하고 공급업체 및 기술 실패의 위험을 줄일 수 있습니다.
챕터 2 정보 기술 조달은 어떻게 다른가요? (PDF)
목적: 이 장에서는 VITA의 공급망 관리(SCM)의 비전, 사명, 핵심 가치 및 기본 원칙을 간략하게 설명합니다. 또한 SCM이 영연방에 제공하는 서비스에 대해서도 설명합니다.
요점
o SCM은 연방의 기술 조달 정책, 표준 및 지침을 개발, 실행 및 주도하는 업무를 담당하는 VITA의 부서입니다.
o SCM은 연방의 IT 상품 및 서비스를 위한 중앙 구매 사무소입니다.
o SCM은 고객의 비즈니스 요구 사항을 전략적 공급업체와 통합하여 공급업체 관계를 개발하고 관리하여 Commonwealth IT 투자 수익을 극대화한다는 사명을 달성하고자 합니다.
챕터 3 - VITA의 공급망 관리(SCM) (PDF)
목적: 이 장에서는 기관 및 단체가 준수해야 하는 배경 정보와 정책을 설명합니다. 이 정책을 준수하면 법적 규정을 준수하고 조달 공무원과 Commonwealth 시민 사이에 구축된 신뢰를 보호하며 Commonwealth와 거래하고자 하는 모든 공급업체에 대한 공정하고 평등한 대우를 확립할 수 있습니다.
요점
• VITA는 공정하고 윤리적이며 편견이 없고 Commonwealth 법률을 엄격하게 준수하는 조달 정책을 개발하고 조달 프로세스를 유지하기 위해 최선을 다하고 있습니다.
- 조달 전문가는 제안된 조달 또는 예상되는 계약 체결을 위한 제안서 또는 계약 문서 개발과 관련된 모든 정보와 문서를 확보할 책임이 있습니다.
장 5 공공 조달에서의 윤리 ( PDF)
목적: 이 장에는 Commonwealth의 IT 조달 및 계약 관행이 공정하고 공개적인 경쟁을 촉진하는 방식으로 일관되게 실행되도록 보장하는 조달 정책이 포함되어 있습니다.
요점
o VITA는 기관, 공급업체 및 대중에게 투명한 조달 정책과 절차를 이행함으로써 공정하고 개방적인 경쟁을 위해 최선을 다하고 있습니다.
o 공정하고 개방적인 경쟁은 가치를 창출하고 촉진하며, 비용을 절감하고, 공급업체 참여가 증가하면 혁신적인 솔루션 제공과 공급업체 성과 개선이 필요하므로 더 많은 선택을 가능하게 합니다.
목적: 이 장에서는 연방의 행정부 기관 및 기관이 IT를 조달하면서 연방의 사회 경제적 목표를 촉진하기 위해 따라야 할 정책과 지침을 제공합니다.
요점
- 행정명령 35 ( Commonwealth가 여성, 소수자, 군 복무 중인 재향군인, 소상공인 소유의 소기업을 포함한 소기업으로부터의 구매 목표( 42% )를 초과 달성해야 한다는 목표를 설정합니다.
- 버지니아주 법령 2.2 -4310 에 따른 행정부 기관의 중소기업 참여 목표에는 상품 및 서비스 계약 시 § 2.22.2 -2001 및 2.22.2 - 4310 에 정의된 서비스 장애 퇴역군인 기업의 최소 3% 참여가 포함되어야 합니다.
- 행정 명령 77 ( 버지니아에서 플라스틱 오염을 줄이고 새로운 고형 폐기물 처리 시설의 필요성을 없애기 위한 주 전체 목표를 설정합니다.
- VITA는 적격 계약 사용자와 주정부 기관이 해당 제품의 사용 및 폐기로 인한 환경 영향을 최소화하는 데 도움이 되는 IT 제품 및 서비스를 조달하도록 장려하기 위해 조달 정책과 지침을 개발했습니다.
장 7 영연방의 사회경제적 이니셔티브 추진 (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 상품 및 서비스 조달을 위한 효과적인 사양 및 요건 마련에 대한 VITA의 정책과 지침을 설명합니다.
요점
- 사양은 그 특성상 한계를 설정하여 설정된 경계를 벗어난 항목은 제거하거나 제한합니다. 기술 사양은 의도한 목적과 기술 솔루션의 전반적인 경제성을 추구하는 데 부합하는 경쟁을 장려하는 것이 아니라 방해하지 않도록 작성되어야 합니다.
- 사양서는 계약 이행 시 필요한 재화 또는 서비스의 공급업체를 규율하는 계약 문서의 핵심이자 준수 여부를 판단하는 기준이 됩니다.
- 전달 후 요구 사항 오류를 수정하는 데는 구현 오류 수정 비용의 최대 100 배에 달하는 비용이 발생할 수 있습니다.
- 조달 요구사항은 모집 및 계약의 범위와 작업 내역서의 기초가 됩니다.
8 장 필요성 설명 사양 및 요구 사항 (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 조달과 관련된 공정하고 합리적인 가격 결정 프로세스에 대해 설명합니다.
요점
• 모든 IT 조달 전문가는 Commonwealth가 IT 상품 및 서비스에 대해 지불하는 가격 또는 비용을 분석할 신탁 책임이 있습니다.
- 공정하고 합리적인 가격은 업계 및 시장 가격과 제품, 솔루션 및/또는 서비스의 예상 가치 및 품질을 고려하는 것이 특징입니다. 공정하고 합리적이라고 해서 반드시 최저가를 의미하는 것은 아닙니다.
- 공정하고 합리적인 가격은 가격 분석 또는 원가 분석을 수행하여 결정됩니다.
장 9 공정하고 합리적인 가격 결정하기 (PDF)
목적: 이 장에는 IT 상품 및 서비스 조달에 적용되는 일반적인 정책이 포함되어 있습니다.
요점
• 버지니아주의 정보 자유법에 따르면 공공 기관 또는 공무원이 소유하고 있는 모든 문서와 주 및 지방 공공 기관의 모든 회의는 버지니아주 시민에게 공개된다는 가정이 있습니다.
- 법이 허용하는 범위 내에서 이 공공 기관은 버지니아주 법령( 2.2-4343.1)에 따라 종교 기반 단체를 차별하거나 인종, 종교, 피부색, 성별, 출신 국가, 연령, 장애, 성적 지향, 성 정체성 또는 표현, 정치적 성향 또는 군필 여부 또는 기타 고용 차별과 관련된 주법에서 금지하는 근거로 입찰자나 제안자를 차별하지 않습니다.
적절한 조달 방법을 활용하지 않거나 위임된 조달 권한을 유지하거나 경쟁을 피하기 위해 동일하거나 유사하거나 관련된 상품 또는 서비스를 하나 이상의 공급업체에 여러 차례 발주하는 행위는 금지됩니다.
장 10 일반 IT 조달 정책 ( PDF)
목적: 이 장에서는 IT 프로젝트의 중요한 측면을 담당하는 모든 담당자가 종합적인 방식으로 조정하고 통합하기 위한 노력을 포함하는 IT 조달 계획에 대해 설명합니다.
요점
- IT 조달 모범 사례로서 종합적인 IT 조달 계획은 공공 조달에 여러 가지 이점을 제공하는 것으로 입증되었습니다.
- 시장 조사는 올바른 IT 조달 계획의 핵심이며, 조달 프로젝트 팀 전체가 시장 조사 결과를 이해해야 합니다.
- 전략적 조달 계획은 Commonwealth가 성능을 최적화하고, 가격을 최소화하고, 사회 경제적 획득 목표 달성을 높이고, 총 수명 주기 관리 비용을 평가하고, 공급업체의 비즈니스 기회에 대한 접근성을 개선하고, 각 IT 비용의 가치를 높이는 데 도움이 됩니다.
- VITA는 기존의 필수 사용 또는 선택적 사용 주 전체 계약이 있을 수 있습니다.
귀사의 IT 조달 요구 사항을 충족할 수 있습니다. VITA의 IT 조달 권한이 적용되는 기관은 다음을 수행해야 합니다.
조달 계획 프로세스의 첫 단계로 사용 가능 여부를 결정해야 합니다.
Chapter 11 IT 조달 계획 및 전략적 소싱 ( PDF)
목적: 이 장에서는 정보 기술 상품 및 서비스 획득에 사용되는 범위 명세서 및 작업 명세서(SOW) 문서 작성에 대해 설명합니다.
요점
- IT 제안서 및 계약 문서에서 완전하고 명확하며 잘 작성된 요구 사항 정의, 범위 설명서, 작업 설명서의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다.
- 모든 기술, 기능, 성능 및 프로젝트 관리 요구 사항과 기대치를 SOW에 모호함 없이 명확하게 포함시키고 명시하는 것이 중요합니다.
- SOW의 내용과 세부 사항은 조달의 성격에 따라 달라지며 매우 단순한 패키지 소프트웨어 구매부터 매우 복잡한 솔루션 또는 시스템 설계 조달에 이르기까지 다양합니다.
Chapter 12 IT 조달 업무 규정 ( PDF)
목적: 이 장에서는 작업을 완료하는 데 필요한 적절한 리소스, 적절한 기술 및 시간을 갖춘 강력한 IT 조달 프로젝트 팀을 개발하는 것의 중요성을 설명합니다.
핵심 포인트:
- PPT는 최고의 자격을 갖춘 공급업체가 선정될 수 있도록 가능한 한 많은 지식을 모아야 합니다.
- PPT 멤버/평가자는 기밀 유지 및 이해 상충 진술서를 작성해야 합니다.
Chapter 13 IT 조달 프로젝트 팀 (PDF)
목적: 이 장의 목적은 IT 구매 전문가에게 다양한 IT 조달 방법과 이러한 방법을 언제 사용해야 하는지에 대한 설명을 제공하는 것입니다.
요점
• 공정하고 공개적인 경쟁은 Virginia 공공 조달법의 핵심 개념입니다. 경쟁을 활용하는 조달 방법에는 빠른 견적, 경쟁 밀봉 입찰, 경쟁 협상 및 경매가 있습니다.
- 경쟁 조달이 실용적이지 않은 상황이 있습니다. 실질적으로 한 곳의 공급업체만 이용할 수 있거나 긴급 상황을 즉시 해결해야 하는 경우가 있습니다.
챕터 14 IT 조달 방법 선택하기 (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 및 통신 소액 구매 가이드라인을 정의합니다.
- 요점
견적 가격이 공정하고 합리적이며 가장 낮은 응답률과 책임감 있는 비인증 입찰자의 5%를 초과하지 않는 경우(10,000 ), 모든 조달에 대해 소기업을 위한 별도 설정이 필요합니다. 견적 가격이 공정하고 합리적이며 가장 반응이 빠르고 책임감 있는 비인증 입찰자의 5%를 초과하지 않는 경우, 최대 $100,000 까지의 모든 조달에 대해 DSBSDDSBSD 인증 중소기업에 대해 별도의 할당금이 필요합니다. - IT 또는 통신 상품 및 서비스에 대한 주 전체 계약을 검토하여 기관 및 기관이 필요한 기술 제품 또는 서비스를 주 전체 계약을 통해 구매할 수 있는지 여부를 결정할 수 있습니다.
- 빠른 견적 또는 RFP는 최대 $200,000 까지의 소액 구매에 사용할 수 있습니다.
- 클라우드 기반 솔루션(서비스형 소프트웨어)에 대한 모든 조달은 금액에 관계없이 기관이 VITA의 타사 사용 정책의 요구 사항을 준수해야 합니다.
장 15 소규모 IT 구매 절차 (PDF)
목적: 이 장에서는 단독 소스 IT 조달을 정의하고 단독 소스 정책을 간략하게 설명합니다.
요점
- 단독 소스 IT 조달은 기관의 IT 요구 사항을 충족하는 솔루션이 하나뿐이고, 솔루션에 필요한 기술 상품 및/또는 서비스를 단 하나의 공급업체만 제공할 수 있는 조달로 정의됩니다.
- 독점적인 IT 솔루션이 단독 소스 조달을 정당화할 수는 없습니다. 독점 조달은 기관의 IT 요구 사항을 충족할 수 있는 솔루션이 하나만 있는 경우로 정의되지만, 여러 공급업체가 솔루션에 필요한 기술 상품 및/또는 서비스를 제공할 수 있습니다.
Chapter 16 단독 소스 IT 조달 (PDF)
목적: 이 장에서는 긴급 IT 조달을 정의하고 긴급 조달 정책을 간략하게 설명합니다.
핵심 포인트:
- 모든 기관은 긴급한 상황이 발생하여 일반적인 조달 방법으로는 특정 IT 요구 사항을 충족할 수 없는 경우 긴급 조달을 할 수 있습니다. 기관장은 긴급 조달을 서면으로 승인해야 합니다.
- 긴급 상황이란 인명이나 재산을 보호하기 위해 즉각적인 조치가 필요한 심각하거나 긴급한 상황을 말합니다. 비상사태는 홍수, 전염병, 폭동, 장비 고장, 화재 손실 또는 기타 사유로 인해 공중 보건, 복지 또는 안전에 위협이 되는 상황일 수 있습니다.
- 이 계약은 경쟁 및 협상을 거쳤기 때문에 기관은 먼저 VITA의 주 전체 계약을 검색하여 긴급 조달을 이행할 수 있는 기존 공급처가 있는지 확인해야 합니다.
장 17 긴급 IT 조달 (PDF)
목적: 이 장에서는 정보 요청, 공급업체의 사전 자격 심사 및 비공개 제안서 접수에 대한 지침을 제공합니다.
핵심 포인트:
- 정보 요청( 다양한 공급업체의 역량에 대한 서면 정보를 수집하기 위한 표준 비즈니스 프로세스입니다.
- 사전 자격 심사는 제품 또는 공급업체의 자격을 심사하고 사전 자격 심사를 통과한 제품 또는 공급업체에 대해서만 입찰 또는 제안서 심사를 제한하는 절차입니다.
- 요청하지 않은 제안은 기관이나 기관이 시작한 권유에 대한 응답이 아닌 접수된 제안을 말합니다.
챕터 18 RFI, 공급업체 사전 자격, 요청하지 않은 제안서 (PDF)
목적: 이 장에는 공개, 온라인 및 역경매를 통한 IT 물품 취득과 관련된 정책 및 지침이 포함되어 있습니다.
핵심 포인트:
- 모든 기관, 부서, 대행사 또는 비면제 고등교육기관은 CIO의 사전 승인을 받은 경우 공개 경매 판매를 통한 IT 제품 및 비전문 서비스 구매가 허용됩니다.
- 역경매는 실시간 전자입찰을 통해 특정 물품 또는 비전문 서비스에 대해 공급업체를 초대하여 가장 낮은 응답률과 책임감을 보인 공급업체에게 낙찰을 하는 조달 방식입니다.
장 19 공개, 온라인 및 역경매 (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 상품 및 서비스 조달을 위한 공동 및/또는 협력 조달의 후원 및 사용, 공공 기관의 GSA 계약 사용과 관련된 정책을 다룹니다.
요점
- 공동 및/또는 협력 조달은 여러 당사자가 공동 및/또는 협력 조달 계약에 적합한 공통 요구 사항을 파악하고 공동 및/또는 협력 조달을 위한 서면 계약에 서명할 때 성립합니다.
- CIO는 IT 상품 및 서비스 조달을 위한 모든 공동 및/또는 협력 조달 계약과 GSA 계약을 포함한 공동 및 협력 조달 계약에 따른 모든 구매를 IT 구매 금액에 관계없이 승인해야 합니다.
- GSA 계약을 포함한 공동 및/또는 협력 계약은 일반적으로 지적 재산이 포함되거나 서비스 수준 계약이 포함된 조달에 사용해서는 안 됩니다.
- 공동 및/또는 협력 조달에 오프프레미스(클라우드 호스팅) 솔루션이 포함된 경우, 기관은 ECOS(엔터프라이즈 클라우드 감독 서비스) 프로세스를 따라야 합니다.
장 20 공동 및 협력 및 GSA 계약 (PDF)
목적: 이 장에서는 정보 기술 상품 및 서비스 획득에 사용되는 성과 기반 계약 및 서비스 수준 계약에 대해 설명합니다.
핵심 포인트:
- 성과 기반 계약(업무 수행 방식을 설명하는 대신 수행해야 할 업무의 목적을 중심으로 조달의 모든 측면을 구성하는 조달 방식입니다.
- PBC의 가장 중요한 요소이자 다른 계약 방법과 차별화되는 점은 원하는 결과입니다.
- 기관은 각 작업 및 결과물에 대해 하나 이상의 성과 지표 및 표준을 결정하고 이를 허용 가능한 품질에 대한 설명과 연결해야 합니다.
- 성과 인센티브는 비용 관리, 품질, 응답성 또는 고객 만족도에 따라 금전적 또는 비금전적으로 제공될 수 있으며, 긍정적이거나 부정적일 수 있습니다.
Chapter 21 성과 기반 계약 및 서비스 수준 계약 (PDF)
목적: 이 장에서는 전문 서비스를 제외한 IT 상품 및 서비스의 획득에 사용되는 경쟁 입찰 및 입찰 초청(IFB) 조달 방법에 대한 정책과 지침을 모두 다룹니다.
요점 경쟁 밀봉 입찰에서는 조달하려는 IT 상품 또는 서비스를 구체적으로 설명할 수 있어야 IFB 요구사항의 설명과 비교하여 입찰을 평가할 수 있습니다. IFB의 이용 약관은 협상할 수 없습니다. IFB에는 연방 및 조달 기관에서 요구하는 모든 필수, 법정, 특별 IT 및 기타 약관이 반드시 포함되어야 합니다.
- 접수된 모든 입찰은 공개적으로 공개 및 발표되어야 합니다.
- 가장 낮은 응답률과 책임감 있는 입찰자에게 수여됩니다.
- 대행사가 섹션 2.2-4328.1에 명시된 기준을 충족하는 IFB에 대해 두 개 이상의 응답을 받은 경우, 대행사는 해당 입찰 중 하나만 선택할 수 있습니다.
Chapter 22 IT 경쟁 입찰/입찰 초대장(IFB ) (PDF) (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 상품 및 서비스 조달을 위한 2단계 경쟁 밀봉 입찰에 대해 설명합니다.
요점
- 2단계 경쟁 밀봉 입찰은 적절한 사양을 사용할 수 없는 경우 밀봉 입찰의 이점을 얻기 위해 고안된 경쟁 절차의 조합입니다.
- 2단계 경쟁 입찰 프로세스에는 협상이 없습니다.
- 에 명시된 에너지 및 물 효율 요건을 충족하는 제품에 대해 두 개 이상의 밀봉 입찰을 받은 대행사는 해당 입찰 중 하나만 선택할 수 있습니다.
Chapter 23 2단계 경쟁 밀봉 입찰 (PDF)
목적: 이 장에서는 경쟁 협상에 기반한 IT 제안요청서(RFP)의 계획, 발행, 평가 및 협상에 대한 지침을 제시합니다. 또한 솔루션 기반 및 성과 기반 IT 프로젝트에 대한 일반적인 정보도 제공합니다.
핵심 포인트:
• 경쟁 협상은 기관에서 IT 요구 사항이 정의되어 있고 공급업체에 해당 요구 사항을 충족하는 최상의 솔루션을 제안하도록 요청하는 경우 VITA에서 권장하는 조달 방법입니다.
- 충분한 시간과 리소스를 투입하여 RFP의 비즈니스, 기능 및 기술 요구사항을 개발하기 위한 데이터를 수집합니다.
데이터를 수집하는 데 충분한 시간을 투자하세요.
- IT 조달 전문가는 기술 기반 비즈니스 솔루션의 전체 비용을 이해하는 것이 필수적입니다.
장 24 RFP와 경쟁 협상 (PDF)
목적: 이 장에서는 효과적이고 잘 준비된 IT 계약 문서를 작성하는 방법에 대해 설명합니다.
요점
- 효과적인 계약의 형성은 제안서 초안 작성 시부터 시작됩니다.
- 모든 IT 계약은 공급업체의 우수한 성과를 촉진해야 합니다.
- 기술 조달의 특성과 이러한 공공 투자와 관련된 많은 위험으로 인해 기술 계약에 반드시 포함되어야 하는 구체적인 계약 조항이 많으며, 기관에서는 일반적으로 기술 구매가 아닌 경우에는 사용하지 않습니다.
- 기술 계약에 배정된 수석 조달 전문가는 관련 연방 및 버지니아주 계약 조항과 VITA에서 요구하는 모든 IT 관련 계약 조건을 포함할 책임이 있습니다.
Chapter 25 IT 계약서 작성 (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 계약 협상을 위한 방법과 전략, 피해야 할 위험, 성공적인 관계와 상호 프로젝트 성공을 지원하는 합의에 도달하기 위한 검증된 방법을 제시합니다.
요점
- 효과적인 협상가는 철저하게 준비되어 있으며 기술 및 비즈니스 요구 사항과 상대 협상 상대방에 대한 자신의 입장의 강점과 약점을 잘 알고 있습니다.
- 성공적인 협상은 제안서를 작성하기 전, 즉 조달 시작 단계부터 준비해야 합니다.
- 주요 준비 영역에는 비즈니스 요구 사항 이해, 시장 이해, 고객 레퍼런스 접촉 등이 포함됩니다.
- 소프트웨어 라이선스 계약 협상에는 몇 가지 고유한 협상 고려 사항이 있습니다.
- 일반적으로 기술 인수에는 초기 판매 가격보다 더 많은 비용이 수반됩니다. 지원 및 보조 기술 비용은 원래 아이템을 구매할 때 절약할 수 있는 스티커 비용보다 훨씬 더 큽니다.
Chapter 26 IT 계약 협상하기 (PDF)
목적: 이 장에서는 라이선스 소프트웨어 구매와 COTS를 포함한 유지보수 및 관련 지원 서비스에 대한 정책과 가이드라인을 제공합니다. 또한 지적 재산에 대한 포괄적인 논의를 제시합니다.
요점
- 잘 준비된 요청은 성공적인 소프트웨어 및/또는 유지보수 계약을 협상할 수 있는 발판이 됩니다. 모집 단계에서 IP 소유권 문제를 해결하면 Commonwealth와 잠재적 공급업체에게 공평한 경쟁의 장을 보장하는 데 도움이 됩니다.
- 대행사의 소프트웨어 구매 목적이 무엇이든, 빠르게 변화하는 기술 환경의 변화에 맞춰 라이선스가 적응할 수 있도록 소프트웨어 라이선스 및/또는 유지 관리 계약에 유연성을 부여하는 것이 대행사에 유리합니다.
- 소규모, 일회성 또는 중요하지 않은 소프트웨어 구매를 제외하고는 공급업체의 라이선스 계약을 사용하지 말고 최종 협상된 라이선스 조건을 에이전시 계약에 포함할 것을 VITA는 권장합니다.
- VAR(부가가치 리셀러) 소프트웨어 제품의 경우, VITA는 협상 불가능한 특정 조건이 포함된 최종 사용자 라이선스 계약 부록을 사용하도록 요구합니다.
장 27 소프트웨어 라이선스 계약 (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 조달 시 모든 기관에 적용되는 연방정부의 보안 및 클라우드 규정 준수 요건에 대한 정보를 제공합니다. VITA는 정책, 표준 및 가이드라인을 개발 및 구현하고 거버넌스 프로세스 및 감사를 제공하여 기관의 규정 준수를 보장함으로써 무단 사용, 침입 또는 기타 보안 위협으로부터 주 정부 전자 정보의 보안을 위한 법적 권한을 가지고 있습니다.
요점
- 모든 정보 보안 정책, 표준 및 지침을 준수하는 것은 모든 주 정부 기관과 기관에 IT 제품 또는 서비스를 제공하는 공급업체에게 요구됩니다.
- 또한 연방의 행정부, 입법부, 사법부 및 독립 기관의 모든 정보 기술 조달은 정보 보안 및 개인정보 보호에 관한 연방법 및 규정에 따라 이루어져야 합니다.
- 타사(공급업체가 호스팅하는) 클라우드 서비스(즉, 서비스로서의 소프트웨어)에 대한 모든 조달에 대한 VITA 보안 표준 SEC525 외에도, 기관에는 이러한 유형의 솔루션을 조달할 수 있는 위임 권한(0 )이 있으므로 조달을 위한 VITA 승인을 받기 위한 별도의 절차가 있습니다.
- 클라우드 서비스에 대한 모든 제안서 또는 계약서에 포함되어야 하는 특별 요구 클라우드 서비스 이용 약관과 입찰자가 제안서와 함께 작성하여 제출해야 하는 질문지가 있습니다.
장 28 기관 IT 조달 보안 및 가능 요건 (PDF)
목적: 이 장에서는 필수적이고 가치 있는 수상 및 수상 후 IT 조달 정책과 지침을 설명합니다.
요점
o 협상이 완료되면, 해당되는 경우, 그리고 IT 계약을 체결하기 전에 지정된 조달 책임자는 공급업체가 특정 중요 계약 또는 법적 요건을 준수하고 있는지 확인해야 합니다.
o $250,000 이상의 IT 계약 또는 주요 프로젝트 계약을 체결하기 전에 기관은 필수 VITA 검토 및 승인을 받아야 합니다. 또한, $250,000 이상의 기술 투자에 대해서는 조달 거버넌스 검토(PGR) 절차를 따라야 합니다.
o 계약 체결 후 30 일 이내에 계약 킥오프 미팅을 실시하는 것이 좋습니다.
Chapter 29 IT 계약의 수상 및 수상 후 관리 (PDF)
목적: 이 장에서는 "고위험" 요청 및 계약, "고위험" 요청 또는 계약의 요건, 모든 "고위험" IT 요청 및 계약에 필요한 검토 절차를 정의합니다.
요점
o § 2.2-4303.01(A)에 정의된 모든 "고위험" IT 권유 및 계약은 고위험 권유를 공개하기 전과 고위험 계약을 체결하기 전에 VITA와 법무부 장관실(OAG)의 검토를 받아야 합니다.
o VITA 계약 위험 관리는 § 2.2-4303.01(B)에 따라 고위험 IT 모집 및 계약 검토를 수행합니다.
o 모든 고위험 모집 및 계약에는 공급업체의 불이행 시 구제책을 포함하여 명확하고 뚜렷한 이행 조치 및 집행 조항이 포함되어야 합니다.
o eVA는 고위험 계약의 이행과 관련된 데이터를 보고하기 위한 기록 시스템 역할을 합니다.
제10장 30 고위험 IT 권유 및 계약 (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 상품 및 서비스 조달과 관련된 항의 절차에 대한 VITA의 정책을 설명합니다.
요점
• VITA는 모든 IT 제안 및 계약 요청에 대해 여러 계층과 관점의 검토를 거쳐 총체적인 검토를 하고 항의의 위험을 완화할 것을 권장합니다.
- 공정하고 경쟁적인 조달 프로세스를 촉진하기 위해 공급업체와 투명하고 개방적인 관계를 유지하는 것이 VITA의 정책입니다.
장 32 항의 절차 (PDF)
목적: 이 장에서는 IT 조달의 수주 후 계약 관리에 대해 설명합니다.
핵심 포인트:
- 계약 관리 프로세스는 모집 문서에서 시작하여 계약 체결 시점부터 작업이 완료 및 승인되고, 분쟁이나 조정이 해결되고, 최종 결제가 이루어지고, 계약이 공식적으로 종료될 때까지 계속됩니다.
- 계약 관리자는 대행사의 프로토콜에 따라 그리고 특정 IT 계약의 복잡성 및 요구 사항과 관련하여 자신에게 예상되는 모든 활동을 이해해야 합니다.
- 계약 관리자는 계약 당사자인 공급업체와 에이전시 양측의 규정 준수를 보장하기 위한 활동 일정을 수립하기 위해 계약 문서를 읽고 숙지해야 합니다.
- 성공적인 계약은 잘 작성된 작업 명세서나 엄격한 성과 기준 못지않게 수상 후 관리에도 달려 있습니다.
- 계약 이행 중 어느 한쪽 당사자에게 클레임 및 분쟁이 발생할 경우, 계약 관리 파일 문서에 대한 접근성이 가장 중요할 수 있습니다. 따라서 계약 조치, 공급업체 성과 및 대행사 성과에 관한 모든 문서를 유지 관리하고 액세스하는 것이 중요합니다.
Chapter 34 IT 계약 관리 (PDF)