제 24 장 - 제안 요청서 및 경쟁 협상

24.3.1 조달 프로젝트 팀(PPT)과 평가 팀(ET)을 구성하기

복잡한 IT 조달을 진행할 때는 다양한 이해관계자와 관점의 PPT와 ET를 작성하는 것이 중요합니다. 이들은 올바른 RFP를 개발하기 위한 의견과 지침을 제공하고 제안서 평가 및/또는 후속 협상 전략 계획에 참여합니다. 아래 표에는 RFP 프로세스 중 '핵심' PPT 및 ET 구성원과 이들의 역할에 대한 VITA의 권장 사항이 나와 있습니다. 실제 조달 프로젝트 팀에 포함되지 않은 다른 참가자(예: 기술, 기능, 계약, 법률, 재무 분야 전문가)를 평가에 참여시킬 필요가 있을 수 있으며, 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 프로젝트의 유형과 복잡성에 따라 조달 단일 창구(SPOC)와 비즈니스 소유자는 일부 조달 프로젝트 팀원을 평가 프로세스 및/또는 협상에 포함시키지 않을 수 있습니다. 그러나 평가팀에는 비즈니스 영역, 기술 영역, 법률 영역, 재무 영역의 네 가지 전문 분야가 대표되는 것이 좋습니다. 

주요 조달 프로젝트 팀(PPT) 및 평가 팀: 

비즈니스 소유자(대행사/고객): 

• 프로젝트의 '이유'에 대한 정당성을 책임집니다. 

• 제품 또는 서비스에 대한 비즈니스 또는 기능적 요구 사항을 식별합니다. 
• 프로젝트의 복잡성 및 달러 가치에 따라 VITA(조달 거버넌스 검토(PGR), 프로젝트 관리 및/또는 프로젝트 거버넌스 프로세스 및 절차를 준수하는지 확인합니다. 참조하세요: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/. 해당되는 경우 VITA 공급망 관리 부서 소싱 담당자에게 연락하여 프로젝트 참여에 대해 논의하세요: scminfo@vita.virginia.gov  
• 비즈니스 요구사항과 관련된 배경, 범위 및 정보를 문서화합니다. 
• 프로젝트에 사용할 수 있는 연락처 이름과 잠재적 리소스를 식별합니다. 
• 전반적인 목표, 중요한 이벤트 및 기간을 식별하고 문서화합니다. 
• 소싱 프로젝트 약정, 후원 및 자금을 확보합니다. 
• 입력 및 프로젝트 책임을 제공합니다. 
• 팀이 기능 및 기술 요구사항과 평가 스코어카드를 개발하는 데 도움을 줍니다. 
• 해당되는 경우 VITA 엔터프라이즈 아키텍처, 데이터 표준, 보안, ECOS(엔터프라이즈 클라우드 감독 서비스), 프로젝트 관리 그룹 및 자체 정보 보안 책임자(ISO)와 협력하여 해당 IT 표준 및 정책을 프로젝트/조달의 필수 요건에 포함하거나 면제 또는 예외 프로세스를 촉진합니다. 
• 평가 팀의 일원으로 참여합니다. 
• 협상 목표를 파악하고 협상에 참여합니다. 
• 지정된 조달 담당자와 협력하여 버지니아주 공공조달법, VITA 조달 정책 및 가이드라인, 모든 VITA 검토 프로세스를 준수하도록 합니다. 
• 주제별 전문가(중소기업) 
• 소싱 결정의 '어떤' 측면을 담당합니다. 
• RFP의 기술 요구 사항 및 사양을 개발하고 문서화합니다. 
• 소싱 담당자가 평가 기준을 개발하고 필수 또는 필수 요구 사항을 결정하는 데 도움을 줍니다. 제안서 평가 및 최종 공급업체 목록 결정에 참여할 수 있습니다. 
• 연방 직원인 중소기업은 평가 및 공급업체 선정에 참여할 수 있습니다. 영연방 직원이 아닌 중소기업은 ET에 정보를 제공할 수는 있지만 점수를 매길 수는 없습니다. 
• 비즈니스 소유자/고객이 평가 단계 테스트/파일럿 프로그램을 수행하는 데 도움을 줄 수 있습니다.   

지정된 에이전시 조달 책임자 또는 소싱 전문가 단일 연락 창구(SPOC)가 있습니다: 

• 소싱 결정의 '누가, 어떻게'를 책임집니다. 
• 소싱 프로세스를 주도합니다. 
• 필요한 기밀 유지, 이해 상충 및/또는 비공개 규정 준수 및 문서화를 용이하게 합니다. 
• PPT와 ET에 대한 동등한 액세스를 조정하고 제안서 제출 전에 공급업체가 필요로 하는 데이터와 정보를 게이트키핑합니다. 모든 공급업체는 RFP와 관련된 모든 정보 및 RFP와 관련된 모든 질문을 SPOC를 통해 전달합니다. 경영진 운영위원회는 SPOC를 통해 모든 정보를 전달합니다. 
• 템플릿 제공 등을 통해 사전 구축된 도구 및 프로세스(예: RFI, RFP, 계약서 등)를 제공합니다. 
• 사업주 및 중소기업의 지원을 받아 조달 프로젝트 계획을 수립합니다. 
• RFP 개발을 촉진하고, 요구사항 및 평가 기준 문서화를 지원하며, 모든 법정 계약 조건이 포함되도록 하고, VITA 이외의 기관의 경우 주요 및 위임 조달을 위한 SCM 최소 요구사항 매트릭스의 완성을 보장합니다. 
• RFP 패키지를 완성하고 eVA에서 RFP를 발행/게시합니다. 
• 진행 상황에 대한 경영진 운영 위원회 및/또는 PPT 및 ET 업데이트 
• 사전 제안 컨퍼런스를 개최하는 경우 이를 촉진합니다. 
• 공급업체의 최종 후보 목록을 결정하기 위한 평가 프로세스를 용이하게 합니다. 
• 협상 프로세스를 주도합니다. 
• 해당되는 경우 ECOS 정책을 준수합니다. 
• 재무 분석 및 성과 관리 지원을 제공합니다. 
• 공급업체의 수상 전 관련 법적 요건 준수 여부 등을 확인하고 문서화합니다. 
• 공급업체는 계약 이행 중 공급업체 조달 및 하도급 계획의 계획된 지출과 공급업체의 차이, 공급업체가 계획 준수를 증명할 수 없거나 거부하는 경우 또는 VITA 주 전체 계약의 경우 공급업체 보고 시스템(SRS)을 통해 월별 지출 정보를 VITA에 보고하지 않는 경우를 포함하여 공급업체 조달 및 하도급 계획의 요구 사항을 만족스럽게 충족할 책임이 있습니다. 
• 계약서 양식 계약을 관리하고, VITA의 경우 VITA의 SCM 정책 및 거버넌스, 경영진과 계약 문제를 조정합니다. 
• 실행을 위한 계약을 준비하고 계약 데이터베이스를 업데이트합니다. 
• 계약 킥오프/오리엔테이션 미팅을 진행합니다. 
• VITA 주 전체 계약의 경우 VITA SPOC를 통해 eVA 카탈로그를 쉽게 만들 수 있습니다. 

SCM 계약 위험 관리: 

• RFP 검토/승인 및 계약 문제에 대한 지침을 제공합니다. 
• 버지니아주 법률 및 VITA 정책 요건을 준수할 책임이 있습니다. 
• 클라우드 조달에 해당하는 경우 ECOS 정책 및 프로세스를 준수할 책임이 있습니다. 
• RFP 프로세스 및 관련 문서의 '규정 준수' 측면을 담당합니다.