제 34 장 - IT 계약 관리

34.1.0 일반 계약 관리

계약 관리에는 계약 이행과 관련된 에이전시와 계약자 간의 관계 및 의무를 감독하는 업무가 포함됩니다. 계약 관리 활동은 계약서 또는 구매 주문서에 서명하는 것으로 시작됩니다. 그 목적은 당사자의 이행이 계약 조건에 부합하는지 확인하는 것입니다. 일반적으로 각 계약에는 한 명의 계약 관리자가 지정되고 식별됩니다.

계약 관리자는 대행사의 프로토콜과 특정 IT 계약의 복잡성 및 요구사항에 따라 이 역할에서 기대되는 모든 기능을 이해해야 합니다. 계약 관리자는 계약의 요구 사항을 철저히 숙지하고 계약 체결 후 관리를 위해 계약서를 전달할 때 조달 책임자(구매자/소싱 전문가/계약 관리자)로부터 보고를 받아야 합니다. 또한 계약 관리자는 계약의 공급업체 및 프로젝트 이해관계자와의 계약 시작 또는 오리엔테이션 회의에 참석하고 종종 주최해야 하며, 계약 기간 동안 프로젝트의 비즈니스 소유자/프로젝트 관리자와 지속적으로 긴밀하게 연락을 유지해야 합니다.

계약 관리자는 계약 관리 문서의 계약 파일 또는 전자 저장 위치가 정확하고 완전한지 확인해야 합니다. 계약 파일에 포함된 문서에는 다음이 포함되어야 하지만 이에 국한되지는 않습니다:

• 서명된 계약서 및 전시물,
• 현재 공급업체의 검증, 진술 및 인증(예: eVA 등록, SWaM 인증, 연방에서 비즈니스를 거래하기 위한 SCC 승인, 계약상 필요한 보안 프로그램 감사/인증 또는 라이선스(있는 경우) 등)을 확인합니다,
• 모든 계약 수정 및 조치,
• 현행 법률 또는 행정 명령에 따라 요구되는 최종 SWaM 계획 준수 보고서(있는 경우)
• 계약상 필수 보험 서류
• 계약상 문제 또는 이슈에 관한 공급업체 및 대행사 커뮤니케이션
• 결과물 전송 및 수락 문서
• 정부 및 공급업체가 제공한 데이터, 정보, 장비 전송,
• 공급업체 성과 또는 서비스 수준 보고서, 평가 및 결과

계약 이행 중 어느 한쪽 당사자에게 청구 및 분쟁이 발생할 경우, 이러한 문서에 대한 접근성이 가장 중요할 수 있습니다. 따라서 계약 조치, 공급업체 성과 및 대행사 성과에 관한 모든 문서를 유지 관리하고 액세스하는 것이 중요합니다.