제 34 장 - IT 계약 관리

34.2.6 공급업체 보증 모니터링

공급업체 보증에는 제한 보증과 일반 보증이 모두 포함될 수 있습니다. 제품(하드웨어 또는 소프트웨어), 서비스 또는 솔루션의 제한 보증은 일반적으로 주어진 기간(30, 60, 90 일 또는 최대 1년)에 걸쳐 제공되므로 계약 관리자는 보증 기간이 언제 끝나고 유지보수 또는 지원 기간이 시작되는지 알기만 하면 됩니다. 이 날짜는 프로젝트 일정이나 계약 관리 일정에 표시해야 합니다. 계약 가격 책정 일정에 첫해 유지보수 또는 지원에 대한 선지급이 포함되어 있거나, 계약서에 공급업체가 보증 기간이 끝나기 전에 정해진 일수 이내에 대리점에 통보해야 한다고 명시하여 대리점이 구매 주문서(PO)를 발행할 충분한 시간을 갖도록 했을 수 있습니다. VITA 계약서 템플릿에는 이 문구가 포함되어 있습니다: "보증 기간이 만료되기 60일(60) 전에 공급업체가 대리점에 서면으로 해당 만료 사실을 통지했는지 확인합니다."

어느 쪽이든 계약 관리자는 제한 보증 범위와 필요한 유지보수 또는 지원 범위 사이에 공백이 발생하지 않도록 해야 하며, 필요에 따라 사업주/프로젝트 관리자와 필요한 조치를 조율해야 합니다. 드문 경우(예: 단일 하드웨어 또는 COTS 품목을 일회성으로 구매하는 경우)에는 후속 유지 관리 또는 지원이 필요하지 않을 수 있습니다. 대부분의 다른 IT 조달의 경우, 기관 또는 연방정부가 후속 유지보수 또는 지원 서비스를 제공하지 않을 위험이 있으므로 계약에 요구 사항을 포함할 수 있습니다.

예를 들어, "공급업체는 솔루션에 오픈 소스 코드가 포함되어 있는 경우 대리점에 알리고 본 계약에 따라 공급업체가 제공하는 오픈 소스 코드에 의존하는 임베디드 코드에 적용되는 특정 오픈 소스 라이선스를 식별해야 합니다(" ). 프로젝트의 중요도에 따라 계약 관리자는 공급업체에 매년 서면 확인을 요청하여 "계약 번호 ___의 일반 보증에 대한 통지가 (날짜)부터 (날짜)까지 필요하지 않았음을 확인할 수 있습니다. 공급업체는 계약상 일반 보증 요건을 계속 인지하고 있으며 이에 따라 (대리점 이름)에 통지합니다."

계약 관리자가 계약의 비즈니스 소유자/프로젝트 관리자를 대신하여 보증 에스컬레이션 절차를 촉진하고 조정해야 하는 경우가 있을 수 있습니다. 공급업체의 에스컬레이션 프로세스는 계약서에 명시되어야 합니다. 관리자는 계약 파일에 대한 서류 및 커뮤니케이션 흐름을 완전하고 정확하게 문서화하고 추적해야 합니다.