8.8 IT 조달 분석 및 계획 수립
일반적으로 기관의 사업주(즉, 프로젝트 관리자)와 기술 분야 전문가 팀이 요구사항 정의를 준비하지만, 조달 담당자는 요구사항이 잘 계획되어 있고 범위 설명서와 작업 명세서에 조달 세부 사항을 정의하기에 적절한지 확인해야 합니다( 12, IT 조달을 위한 작업 명세서 장 참조). 요청의 범위 및/또는 작업 명세서에는 요구사항 정의, 분석 및 계획의 결과가 반영됩니다. 아래는 프로젝트 팀이 프로젝트의 요구 사항을 파악하고 계획할 때 고려해야 할 다양한 상위 수준의 질문을 제공하는 표입니다. 아래 표는 일반적인 도구를 제공합니다. VITA의 기술 프로그램 지침에 따른 자세한 지침은 다음 웹사이트 (https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-templates-tools/)에서 확인할 수 있습니다.
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1 |
프로젝트의 주요 목적/목표는 무엇인가요? |
모든 기술, 기능, 성능, 성과 또는 서비스 수준 기대치, 일정, 사용자 및 고객 대상 목표를 포함하여 조달의 높은 수준의 목표를 결정합니다. 서비스, 하드웨어, 소프트웨어 및 라이선스 요구 사항을 포함하세요. 일정/예산에 맞게 모듈식 또는 단계별 프로젝트를 고려하세요. 시스템/프로젝트의 장기적인 목표 또는 기대 수명에 대해 논의하세요. |
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2 |
프로젝트의 2차 목적/목표는 무엇인가요? |
조달의 기술, 기능, 성능, 성과 또는 서비스 수준 기대치, 일정, 사용자 및 고객 대상 요소에 대한 중간 및 하위 수준의 목표를 결정합니다. 서비스, 하드웨어, 소프트웨어 및 라이선스 요구 사항을 포함하세요. |
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3 |
프로젝트에 가장 필요한 DOE 것은 무엇인가요? |
이 조달에서 불필요한 요소를 모두 평가하여 1 및 2 질문의 결과를 삭제하고 12 질문으로 옮길 수 있습니다. |
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4 |
현재 환경은 어떤가요? |
영향을 받는 직원, 기타 프로그램, 기관/단체 및 서비스를 포함하여 현재 기술 및 사용자 환경에 대한 텍스트 및 그래픽 설명을 준비합니다. |
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5 |
어떤 종속성이 존재하거나 진화할 수 있나요? |
다른 기관/단체/사용자 및 VITA 파트너십을 포함하여 이 조달의 영향을 받게 될 기타 내부 및 외부 네트워크, 서버, 애플리케이션 및/또는 시스템, 인터페이스 및 레거시 시스템에 대한 세부 정보를 제공하세요. |
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6 |
이 조달이 기관별 및 연방의 전략에 부합하는가? 계획 중이신가요? |
이 조달이 귀 기관 또는 연방의 단기 또는 장기 기업 전략 또는 기타 목표와 직접적으로 또는 잠재적으로 충돌할 수 있는지 파악합니다. 이 질문에 대한 도움이 필요하면 현재 사용 중인 AITR에 문의하세요. |
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7 |
사내에서 무엇을 할 수 있나요? |
질문 1 및 2 을 다시 방문하여 현재 직원 또는 역할을 세부 목표에 맞게 조정하세요. |
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기관이 외부 출처에서 조달해야 하는 DOE 것은 무엇인가요? |
답변에는 모든 하드웨어, 소프트웨어(COTS 및/또는 신규 개발), 지원 서비스, 구현, 디자인, 인터페이스 개발, 교육, 유지보수 등이 포함되어야 합니다. 이러한 요구 사항의 일부 또는 전부를 충족할 수 있는 기존의 주 전체 계약을 검색하세요(https://vita.cobblestonesystems.com/public/). |
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9 |
예산은 얼마인가요? |
프로젝트의 확정적이고 예상되는 예산 출처와 시기를 정의합니다. 연도 외 지원 및 유지보수, 단계적 조달 활동 및/또는 연방 기금에 대한 예산 출처를 포함하세요. |
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10 |
사내 견적은 얼마인가요? |
견적의 기초로 사용할 작업 분류 구조를 개발하는 것이 좋습니다. 이는 조달 문서(즉, 제안서 및 계약서)의 요구사항 및/또는 작업 내역서에 반영될 수 있기 때문입니다. 이 접근 방식은 프로젝트 수명 주기의 모든 세부 사항을 고려하는 데 도움이 되며 제안서 평가 시 정당성을 제공할 수 있습니다. |
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11 |
일정은 어떻게 되나요? |
기술 종속성 문제와 예산 지출(및 공급업체 지불) 계획에 사용할 전체 및 마일스톤 이벤트 등 모든 하드 및 소프트 프로젝트 일정 날짜를 파악하세요. |
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12 |
구매를 미룰 수 있는 것은 무엇인가요? |
질문 3 의 답변을 여기로 옮깁니다. 적절한 경우 다음 단계 인수를 위한 옵션 구매와 예산 제약에 따라 가능한 연도 외 지원 및 유지보수를 포함하세요. |
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어떤 위험이 있나요? |
설치, 구현, 기존 또는 관계형 애플리케이션/시스템/사용자 환경, 인터페이스 개발, 생산, 테스트, 롤아웃, 예산 및 재무, 일정, 라이선스 제한, 공급업체 호스팅/클라우드 서비스 등 기술, 기능 및 성능 요구 사항에 영향을 미칠 수 있는 모든 위험을 브레인스토밍하고 식별합니다. 대행사, 공급업체 및/또는 기타 타사 대행사/대리점에 영향을 미칠 수 있는 경우 가능한 경우 완화 해결책을 적용하세요. |
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어떤 사양과 표준을 적용해야 하나요? |
이름, 번호, 버전 등이 나열된 문서를 작성하고, 가능한 경우 조달하는 모든 솔루션, 서비스 및/또는 제품에 대한 적절한 계약 이행에 필요한 모든 기관별, 연방, VITA, 연방 보조금이 적용되는 경우 연방, 사양 및 표준의 링크를 제공합니다(가능한 경우). |
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버지니아주 법령 § 2.2- 4303.01 에 정의된 고위험 계약인가요? |
2.2-4303.01 에서는 "고위험 계약"을 주 공공 기관과의 상품, 서비스, 보험 또는 공사 조달을 위한 공공 계약으로 정의하며, (i) 계약의 초기 기간 동안 비용이10 백만 달러를 초과하거나 (ii) 계약의 초기 기간 동안 비용이5 백만 달러를 초과하고 다음 기준 중 하나 이상을 충족할 것으로 예상되는 모든 계약을 말합니다: (a) 계약의 대상이 되는 상품, 서비스, 보험 또는 공사가 2개 이상의 주 공공 기관에서 조달되는 경우, (b) 갱신을 제외한 최초 계약의 예상 기간이 5년 이상인 경우, (c) 해당 상품, 서비스, 보험 또는 공사를 조달하는 주 공공 기관이 지난 5년 이내에 유사한 상품, 서비스, 보험 또는 공사를 조달한 적이 없는 경우. "고위험 계약"의 정의를 충족하는 모든 IT 권유 또는 계약은 VITA 및 법무부 장관실의 검토를 받아야 합니다. 고위험 계약의 1차 관리자로 지정된 직원은 고위험 계약 관리 업무를 시작하기 전에 법안의 요건에 따라 DGS와 VITA가 만든 효과적인 계약 관리에 관한 교육 프로그램을 이수해야 합니다. 법의 일부 조항으로 인해 고위험 계약 교육 및 검토 절차의 시행일이 연기되었습니다. |
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성능 사양에 뚜렷하고 측정 가능한 성능 지표와 명확한 시행 조항이 포함되어 있는지 확인하셨나요? |
버지니아주 규정의 섹션 2.2-4303.01 에 정의된 "고위험"의 정의를 충족하는 모든 조달에는 모든 고위험 IT 요청 및 IT 상품 및 서비스에 대한 계약에 불이행 시 구제책을 포함한 명확하고 명확한 이행 조치 및 집행 조항이 포함되어야 합니다. VITA의 계약 위험 관리 그룹은 각 고위험 IT 요청 및 계약을 검토하고 고위험 IT 요청 및/또는 계약이 § 2.2-4303.01 을 준수하기 위해 어떤 조치를 취해야 하는지 요청 기관과 협의할 것입니다. 자세한 내용은 scminfo@vita.virginia.gov 으로 문의하시기 바랍니다. |
요구 사항 분석은 기관의 비즈니스 또는 조직 요구 사항으로 시작해야 하며, 이러한 요구 사항은 제안서에 포함된 프로젝트 요구 사항으로 변환되어야 합니다. 명시된 요구 사항을 충족하는 데 부당하게 많은 비용이 들거나 시간이 너무 오래 걸리는 경우 중소기업, 고객 또는 사용자와의 협의를 통해 요구 사항을 하향 조정하거나 범위를 축소하거나 규모를 축소해야 할 수 있습니다. 요구 사항 분석은 프로젝트의 전체 범위를 포괄해야 합니다. 포괄적이고 철저해야 하며 모든 프로젝트 이해관계자의 견해와 요구 사항을 고려해야 합니다.
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